Book: Презентация. Лучше один раз увидеть



Презентация. Лучше один раз увидеть

Презентация: Лучше один раз увидеть! Лазарев Д.

Купить книгу "Презентация. Лучше один раз увидеть" Лазарев Дмитрий

 
Презентация. Лучше один раз увидеть


СОДЕРЖАНИЕ

От автора......................................................................................5

Предисловие.................................................................................6

Благодарности..............................................................................8

Когда нужна презентация............................................................9

Часть 1. СМЕРТЬ ЧЕРЕЗ POWERPOINT.............................11

Глава 1. PowerPoint     зло?.........................................................15

Глава 2. Слайд5*Документ..........................................................19

Примеры слайдоментов........................................................21

Глава 3. Избегал слайдоментов..................................................25

Крайний вариант.................................................................26

Часть II. ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИИ..........................29

Глава 4. С чего начать.................................................................31

Мыслительная карта презентации.....................................32

Как рисовать мыслительную карту....................................33

Бумага и карандаш................................................................36

Глава 5. Пять этапов создания презентации..............................39

7. Генерация идей..................................................................39

2. Группировка и определение центральной идеи.................40

3. Перерыв..............................................................................41

4. Предварительная раскадровка

и визуальные эскизы.............................................................42

5. Раскадровка в сортировщике слайдов...............................44

6. Контрольные вопросы.......................................................45



ОТ АВТОРА



В этой книге последовательно разбираются методы и навыки, которые помогли многим руководителям и профессионалам. Эта книга о том, что я узнал в течение последних двенадцати лет о презентациях и о навыках убеждения и влияния.

«Презентация: Лучите один рая увидеть!» посвящена развитию навыков, необходимых для презентации себя и своих идей для разных типов аудиторий с учетом вашей специфики.

Цель книги — поделиться подходами, которые помогут вам развить свой стиль презентации.


ПРЕДИСЛОВИЕ


Иногда мне говорят: «Я каждую неделю делаю презентации, я знаю про них всё! Зачем мне учиться?» Что на это ответить? Прежде всего, само по себе многократное повторение не гарантирует развития. Может быть, вы просто закрепляете плохие привычки? Эту книгу следует читать тем, кому часто приходится делать презентации. Если вы ответили утвердительно хотя бы на один из следующих вопросов, вы сможете извлечь ценные уроки из этой книги.

• Вам нередко приходится доносить важную, но сухую информацию?

• У вас отличные идеи, но не хватает навыков «упаковки» ваших презентаций?

• Вы получили повышение, и теперь вам приходится делать то, чего раньше не приходилось, — часто выступать с презентациями?

• Вам необходимо заинтересовывать аудиторию собой, своими идеями, продуктами, услугами или компанией?

Большинство людей абсолютно не уделяют внимания тренировке навыков.

На тренингах я прошу ответить участников на следующие два вопроса:

1. Сколько процентов рабочего времени у вас уходит на коммуникацию вообще (включая телефонное общение, презентации, переговоры, встречи]?

2. Сколько процентов рабочего времени вы тренируете свои коммуникативные навыки?

Обычно получаются следующие ответы: на первый вопрос 50-80%, на второй 0-5%.

Это говорит о том, насколько важна коммуникация и как мало инвестируется времени в развитие ее навыков.

Некоторые считают, что навык презентации — необязательный навык. Но в бизнесе неумение проводить презентации — потенциальный источник неприятностей.

Сегодня одна из самых популярных идей в бизнесе — «дифференциация». Что отличает вас и делает более привлекательными для потенциальных клиентов или работодателей? Один из способов личной «дифференциации» — убедительные презентации.

Чтение книг не превратит вас в одночасье в гуру презентаций. Хорошая новость — навыки презентации не дар высших сил, не врожденный талант. Их можно развивать и совершенствовать.

Пользуйтесь этой книгой перед важными презентациями в качестве руководства к действию. Подчеркивайте и помечайте важные для вас моменты.

Постепенно, в удобном для себя темпе вы можете начать встраивать эти идеи в свои презентации.

БЛАГОДАРНОСТИ


Особая благодарность Евгению Плиссу, за бесценные советы по дизайну, обратную связь и постоянный коучинг в области дизайна.

Я благодарю тех, кто прочитал первую и вторую версии книги и поделился своими идеями: Юлию Вочканову, Евгения Масловского, Максима Журило, Людмилу, Марию и Андрея Черняковых, Александра Кириллова.

Благодарю Алексея Каптерева, Алексея Леонтьева, Алексея Крылова, Ивана Курдюмова, Антона Кондрашова, Александра Табакова, Константина Федотова за то, что делились своими идеями.

Отдельная благодарность Яне Клочковой за отличные иллюстрации.

Благодарю Дмитрия Заборню за содействие в подготовке материала.

Дмитрий Лазарев Москва, октябрь 2008 года

КОГДА НУЖНА ПРЕЗЕНТАЦИЯ


В каком случае без презентации не обойтись? Существует большой соблазн воспринимать презентацию как нечто искусственное. До определенного момента в России не делали презентаций. То есть делали, но они носили скорее ритуальный характер. Кого-то в чем-то убеждать необходимости не было. Эта «ритуальность» сохранилась до сих пор: мы делаем вид, что презентуем, они делают вид, что слушают. Поэтому презентующий может попасть в ловушку, чувствуя себя отстраненным от презентации: «Так принято... ну это просто такой корпоративный обычай».

Он начинает воспринимать презентацию как абстрактное событие, которое происходит само по себе, но с его участием. Первым делом здесь страдают цель и смысл презентации. Участники чувствуют отстраненное отношение и отвечают тем же. В итоге нужно прикладывать дополнительные усилия, чтобы вовлечь их и получить результаты. Не все презентации одинаково важны. Иногда можно обойтись без презентации.

Недавно мне позвонил друг, который работает в крупной финансовой компании. И между делом пожаловался, что у них на работе было четырехчасовое совещание управляющих филиалов. И по прихоти руководства в течение 4 часов 23 руководителя выслушивали презентации друг друга. Прямо сеанс групповой психотерапии! Хотя, по словам друга, это совещание не имело практического смысла, и все действительно важные вопросы можно было решить по электронной почте. В результате — бесцельно потрачено 92 часа высокооплачиваемого времени.

В этой книге мы будем рассматривать только те презентации, которые играют решающую роль. От которых что-то зависит. 

Презентация как живое выступление необходима, когда нужно:

1. добавить эмоции:

• эмоционально окрасить тему;

• эмоционально прояснить личное отношение выступающего к теме;

• эмоционально оценить сообщение;

2. научить, объяснить, или прояснить, дать обратную связь,

скорректировать понимание участников.

Если для достижения цели не требуется живое, эмоциональное общение или обратная связь от аудитории, используйте электронные документы, аудио- и видеозапись.

Презентация—не самоцель. Если вы не собираетесь получить и дать обратную связь, эмоционально зацепить, зажечь, зарядить энергией и личным отношением аудиторию, лучше не делать ее совсем.

В некоторых компаниях существует установка: «каждый сотрудник должен уметь сделать презентацию по корпоративным слайдам». НО! Если кто угодно может провести презентацию — никто не должен ее делать. Если вы хотите лишь «выступить не хуже других» — такие выступающие никому не нужны и не интересны. Не морочьте людям головы и заслуженно отдыхайте.

Поэтому, прежде чем делать презентацию, задайте себе два вопроса:

• можно ли вообще обойтись без презентации?

• что случится, если я не сделаю презентацию?


Часть I СМЕРТЬ ЧЕРЕЗ POWERPOINT


PowerPoint-презентации слишком часто напоминают школьные игры — слишком громко, слишком медленно и слишком просто.

Эдвард Тафти, профессор Йельского университета, эксперт в области визуализации информации

Еще десять лет назад слайдовые презентации в России не были так распространены. Сегодня их становится все больше. И нам нужно смотреть вперед или хотя бы туда, где с этим уже познакомились и используют. У нас пока нет стандартов применения слайдовых презентаций. Но у нас есть преимущество — мы можем избежать типичных ошибок, беря только лучшее. Нет исторически сложившихся стереотипов, поэтому можно использовать только продуктивные подходы. Западные подходы интересны — они появились раньше, достигли определенной степени зрелости, и к тому же они уже исследованы.

Сейчас слайдовые презентации везде: в бизнесе, в госструктурах и учебных заведениях. Несколько сотен миллионов копий PowerPoint делают миллиарды слайдов каждый год.

Слайдовая презентация постепенно становится языком бизнеса: несколько слайдов, 6 строчек текста, по 6 слов в каждой. Редкое российское корпоративное мероприятие проходит без PowerPoint-презентации. Прийти на совещание без слайдов — все равно что прийти босиком. Слайдовые презентации проникают даже в нашу личную жизнь:

В 2005 году менеджер Рон Батлер покончил жизнь самоубийством. В качестве прощальной записки он оставил 46-слайдовую презентацию в PowerPoint.

На одном интернет-форуме участник написал, что поймал себя на том, что мысленно создает слайды, которые ему бы понадобились, чтобы объяснить своей жене, почему они не могут позволить себе в этом году отпуск.

Стандартизация презентаций экономит много времени и сил. В программе по подготовке презентаций есть масса вещей, о которых не приходится думать самим. За нас уже много чего продумали. Нам не нужно думать о порядке слайдов, есть сортировщик. Не нужно думать над цветом—есть шаблоны. Не нужно искать картинки — есть встроенный клипарт. Не нужно думать над структурой текста — есть буллиты. В шаблонах есть позитивное свойство — они экономят время и силы. Каждый может сделать то, что делает другой.

Однако удобство для презентующего оборачивается наказанием для аудитории. Вспомогательное средство визуализации — слайдовая презентация—вдруг превратилась в центральный элемент выступления. Программы облегчают нам жизнь и экономят наше время. Однако есть и обратная сторона. Используя из раза в раз шаблоны, можно потерять внимание аудитории. Кому интересно постоянно слушать одно и то же?-


Глава 1. POWERPOINT-ЗЛО?


Часто слышу аналогию: «Компьютерные программы — это такой же простой инструмент, как молоток или дрель». Сам по себе инструмент не может быть плох или хорош, все зависит от того, в чьих руках он оказался: «Кухонным ножом можно резать хлеб, а можно людей».

Но если опасность кухонного ножа очевидна каждому, то негативные последствия использования программ не всегда осознаваемы. Да, PowerPoint помогает выполнить задание, но при этом навязывает определенные рамки: как организовать информацию, сколько информации представить аудитории.

Существуют конкретные негативные последствия использования PowerPoint.

Слайды могут одновременно обеднять и содержание, и аудиторию. Вот лишь некоторые негативные последствия.

1. Подготовив презентацию в виде слайдов, презентующий больше о ней не думает.

Презентация. Лучше один раз увидеть

«Однажды мне нужно было купить сложное телекоммуникационное оборудование в офис. И я решил устроить тендер. Помощница обзвонила компании-поставщики и пригласила всех продавцов на один день с интервалом в 1 час. Каждый приехал со своим ноутбуком, заряженным обоймой слайдов. Каждый (!) продавец попытался презентовать всю (!) линейку продукции своей компании, показав от 20 до 60 слайдов. И только один из них додумался поинтересоваться, что именно мне нужно и превратил презентацию в диалог. Как вы думаете, у кого я купил оборудование?»

2.   Слайдовые презентации используют как субтитры, отсутствующим голосом читая списки, проецируемые на гигантские

экраны:

•  каждое

•  слово

•  на

•  каждом

•  слайде.

3.   Когда информация растянута по времени, трудно понять и оценить взаимосвязи, Эдвард Тафти, профессор Йельского университета подсчитал, что в бизнес-контексте один PowerPoint-слайд, как правило, показывает 40 слов, что составляет около 8 секунд суммарной тишины при чтении материала. Мало информации на слайде - нужно много слайдов. Аудитория вынуждена терпеть непрестанную череду слайдов.

Презентация. Лучше один раз увидеть

4.   PowerPoint разъединяет презентующего и аудиторию. Вместо того чтобы стать главным действующим лицом выступления, человек превращается в обслуживающий компьютер и проектор персонал: «Следующий слайд, пожалуйста...»

На одной конференции выступающему не удалось настроить проектор - вся аудитория обрадовалась! Они хотели услышать его живой голос. Они хотели, чтобы он просто «поговорил» с ними, а не читал с экрана.

5.   Первоначальная цель PowerPoint — облегчить подготовку визуальных средств. А ведь это сплошное творчество! Кто откажет себе в удовольствии почувствовать себя художником? И все же презентующие должны фокусироваться на вещах более важных, чем выбор шрифта.

Как сказал председатель совета директоров одной крупной компании: «Миллионы руководителей сидят по всему миру и гадают какой шрифт выбрать: Arial? Times New Roman? 24-й? 18-й? Складывается ситуация, когда высокооплачиваемые руководители сидят и часами форматируют слайды. Иногда этим действительно интересней заниматься, чем думать о том, что ты собственно собираешься сказать аудитории».

6.   Шаблоны компьютерных программ убивают творческое начало. Шаблонные презентации — потеря индивидуальности. Одна из основных причин для проведения именно «живой» презентации — в эмоциях. Эмоции уникальны. Шаблоны — скучны и предсказуемы.

Что вы чувствуете, получив шаблонное письмо, разосланное по списку? Без указания вашего имени, с обращением «Доброго времени суток», составленного бездушной машиной? С одинаковыми иллюсфациями? С одинаковой структурой? Н-и-ч-е-г-о! Мало кому нравится быть подстриженным под одну гребенку. Нам нравится, когда к нам относятся по-человечески.

Кстати, в середине 1990 х функция АвтоСодержание изначально появилась в качестве шутки. Некоторые из начинающих пользователей жаловались, что чувствуют себя некомфортно, когда видят перед собой пустую страницу, что им трудно начать работать. И тогда прозвучала идея - нужен автоматический наполнитель содержимого в презентацию! Нажал на кнопку и - готово. Идея сумасшедшая, по сути - шутка. Но Microsoft реализовал эту идею, даже сохранив первоначальное название.

Мои отношения с PowerPoint развивались поэтапно.

Первый — счастливое неведение. Я был убежден, что любую идею можно представить да хоть с помощью... картошки, как это делал Чапаев в одноименном фильме.

 Второй этап наступил, когда увеличилось количество проводимых тренингов, и я начал использовать проектор и слайдовые презентации. Мне очень нравилось, что не нужно каждый раз рисовать от руки одни и те же схемы. Что можно разместить рисунок на слайде и сэкономить драгоценное время.

На третьем этапе я начал изучать «правила» создания презентации: сколько должно быть слайдов, сколько слов должно быть на каждом из них и так далее.

Дальше начало приходить понимание того, что такое хорошая презентация. Я обнаружил, что PowerPoint редактирует наши идеи. Иногда я ловил себя на мысли, что размышляю над тем, как ту или иную тему лучше представить в PowerPoint, вместо того чтобы думать о том, какие вообще у меня есть способы донести информацию. Сейчас я отношусь к слайдовым презентациям как к одному из множества инструментов донести идеи до аудитории.

Недавно я посмотрел запись одной презентации Джил Тейлор. Выступление было посвящено, в частности, строению человеческого мозга. Вместо набивших оскомину слайдов из медицинской энциклопедии, на сцену был вынесен... настоящий человеческий мозг. Таких сильных, смешанных чувств в аудитории невозможно добиться ни одной фотографией, ни одним слайдом или видеофрагментом!

Рискую повториться, но опасность использования PowerPoint нс в программе как таковой, и не в слайдах. Опасность возникает тогда, когда вместо слайдов мы начинаем делать слайдоменты.



Глава 2. СЛАЙД*ДОКУМЕНТ


- Что будет, если скрестить ужа с ежом?

- Полтора метра колючей проволоки.

Презентация. Лучше один раз увидеть


Слайдомент рождается из желания сэкономить время и в попытке скрестить документ со слайдом. Впервые термин «слайдомент» применил Гарр Рейнолдс в своем блоге, посвященном презентациям (http://presentationzen.com). Презентующие оказываются перед выбором: создать слайды, поддерживающие живое выступление или создать слайды, похожие на документ, чтобы использовать в качестве раздаточных материалов до, во время, и после презентации. Используя слайды одновременно как визуализацию и как самостоятельные раздаточные материалы, мы получаем одновременно плохую визуализацию и плохой документ.

Например, в бизнесе распространена просьба выслать файл со слайдами до начала презентации. Те, кто просит прислать презентацию по электронной почте, предполагают, что слайды презентации одинаново хороши для визуальной поддержки нашей презентации, и для представления достоверной документации по ее содержанию.

Слайды презентации скорее похожи на нотную запись, которую нужно озвучить. Отправлять их по электронной почте — все равно, что делать выводы о том, насколько хорошо будет звучать музыкальное произведение по присланным по почте нотам.

PowerPoint предназначен визуализировать информацию, чтобы помочь нам рассказать нашу историю, доказать нашу точку зрения, вовлечь аудиторию. PowerPoint не предназначен для создания письменных докуменюв. Для работы с текстом существуют другие программы (например, Word).

Слайдомент — печатный документ, перенесенный на слайд,- проецируемый на экран. То, что должно быть представлено на бумаге, демонстрируется ненадлежащим образом. Почему? Эти псевдодокументы совершенно нечитабельны. Многие презентующие злоупотребляют слайдами, превращая их в слайдоменты — проецируют изображения на стену и читают, читают, читают. Аудитория теряет возможность рассмотреть информацию из-за низкой разрешающей способности проекторов (если только мы не подготовили заранее печатные копии для всей аудитории). Есть русская поговорка про подобные ситуации: «За двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь».

Презентация. Лучше один раз увидеть

Примеры слайдоментов

Муниципальные потребности в денежных средствах


•Реструктурированная в 2001-2002 гг. задолженность по налогам, составляющая $1,1 млрд, включая $307 млн основного долга и $759 млн пеней и штрафов. В случав нарушения графика выплат налоговые органы могут потребовать досрочного погашения всей задолженности, хотя имевшее место нарушение в прошлом не повлекло таких требований. Ожидается досрочное погашение основной суммы и списание пеней и штрафов.

•Высокие потенциальные обязательства, связанные с непредсказуемостью применения налогового законодательства, сложной организационной структурой предшественника РЖД -Министерства путей сообщения, а также его практикой несвоевременного исполнения обязательств по уплате налогов в прошлом. Резерв в размере $2,5 млрд. В 2004 году - ряд проблем с налогообложением: возмещение НДС и освобождение имущества от обложения налогом на имущество

 
Презентация. Лучше один раз увидеть


Презентация. Лучше один раз увидеть


Презентация. Лучше один раз увидеть



ВИДЫ СЛАЙДОМЕНТОВ

Различия корпоративных культур презентаций в российской практике

Анатолий Левенчук, президент кснсалшнговой компании TechlnvestLab, составил классификацию использования слайдоментов в российской практике:

1.     «Две страницы текста», написанные крупным шрифтом на нескольких слайдах. Используется для гарантии восприятия читателем разных мыслей, которые авторы пытались в эти две страницы запихнуть. Отдельными слайдами выделяются отдельные предложения. Устный рассказ по таким презентациям вообще не делается, тексты пересылаются по почте или распечатываются начальству «для обсуждения».

2.     Отчетный «слайдомент». Используется крупными консалтинговыми компаниями. В полусотне слайдов почти нет картинок, полнотекстовые формулировки оттачиваются до вида чистого сока мысли. В электронном виде почти не существует, передается клиенту на бумаге; «у нас тут были мысли, мы их презентовали, просим принять эти результаты работы как есть». Рассказ (занимает день или даже два) обставляется торжественно. Осмысленно для чтения долгими зимними вечерами.

3.     Презентация как факт достижения договоренности. В одном из крупнейших холдингов факт презе-ггации означал, что готовившие ее люди договорились. Презентация фиксировала содержание договоренности, факт ее достижения, а собственно презентационность (рассказ об этой договоренности другим людям) была абсолютно неважна. Совещания формально были посвящены «подготовке презентации», а неформально - являлись переговорами по достижению договоренностей, т.е. подготовка презентаций была формой стратегического взаимопланирования.

4.     Презентация как способ донести до начальнина необходимую информацию для принятия решений. Эта «необходимая информация» понимается как схема (карта), в терминах которой можно формулировать много-много разных решений. Идеальная презентация такого сорта -один слайд с этой схемой, и далее рассказ-объяснение плавно перетекает в обсуждение и принятие решения. Если это не один слайд, то вежливо возвращается с просьбой доработать.

5.     Презентация как способ эксперта X обеспечить понимание начальника Y, который затем будет обеспечивать понимание Большого босса Z.

X часто не имеет возможности устно выступить перед Y, поэтому по почте гоняется нечто, что все больше и больше становится «слайдо-ментом», а не иллюстрациями к выступлению.

6.    Диафильм (чаще всего -учебный). Не требует никакого устного рассказа, многочисленные графические материалы (схемы, картинки, фотографии), текст ограничивается «субтитрами». Иногда размещаются на корпоративных сайгах в разделе «статьи и презентации». Это случай «академических комиксов», одна из форм материализации учебного курса - предназначены для вдумчивого листания вперед-назад.


Глава 3. ИЗБЕГАЯ СЛАЙДОМЕНТОВ

К сожалению, в российской корпоративной культуре распространился способ использования слайдов как слайдомснтов. Что делать?

Решение: готовя презентацию, создавайте по отдельности слайды и печатный документ.

 Слайд:


 
Презентация. Лучше один раз увидеть

 Раздаточные материалы:

Презентация. Лучше один раз увидеть


В слайдах лучше использовать только ту часть данных, которая непосредственно подкрепляет нашу идею.

В этом примере идея состоит в том, чтобы показать дисбаланс населения и территории в Дальневосточном федеральном округе. Вместо громоздких графиков создадим более простую визуализацию для слайдов, а данные для других регионов, подробные диаграммы и таблицы поместим в «раздатку».

Эффективная презентация состоит из трех элементов.

1. Проецируемые слайды — визуальные, насколько это возможно — минимум текста, максимум изображений. Наглядно и просто.

2. Текстовое содержание презентации (аргументы, факты, доказательства, эмоции, примеры) — должны быть в нашей устной речи. Но не на слайдах!!!

3. Раздаточные материалы должны обеспечивать ту же глубину и охват, что и живое выступление. Люди больше доверяют тому, что они могут потрогать и унести с собой, чем исчезающим изображениям проектора. Письменный документ внушает уважение. К тому же раздаточные материалы документируют ваше общение с аудиторией.

Да, подобное разделение потребует дополнительных усилий с нашей стороны. Но именно благодаря разделению качество наших слайдов и раздаточных материалов значительно возрастет.

Что делать, если вас просят выслать файл со слайдами до начала презентации? Лучше отправить письменный документ в котором в сжатом и читабельном виде содержится основная идея выступления с необходимой детализацией и глубиной (с ссылками для тех, кому интересно).

Презентация. Лучше один раз увидеть


Крайний вариант


Если у вас нет возможности подготовить отдельно раздаточные материалы — сделайте два набора слайдов, для живой презентации и для печатного варианта. Последний может включать более детальные письменные объяснения. Или допишите детали в «заметках» к каждому слайду. А затем распечатайте слайды в режиме «с заметками». Это не идеальный вариант, но он решает задачу по разделению проецируемого и печатного изображения.

Часть II ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИИ

Однажды в поселок приехал лектор. Послушать era пришел один-единственный человек. Лектор растерялся: «Читать лекцию или отменить се?» Поразмыслив, он решил узнать мнение пришедшего слушателя.

-  Я простой конюх. Я о этом ничего не понимаю... Могу сказать только одно: если ко мне вечером из всего табуна вернется только одна лошадь, и все равно ее накормлю.

-   Гениально! - подумал лектор и два с половиной часа читал, возможно, лучшую лекцию за всю свою жизнь.

После лекции он спросил у конюха, понравилось ли ему.

-  Я простой конюх, - ответил тот, но если ко мне вечером из всего табуна вернется только одна лошадь, я все равно ее накормлю. Но я не дам ей все сено, которое у меня есть.


Глава 4. С ЧЕГО НАЧАТЬ


Наши привычные методы планирования и подготовки не всегда хороши для презентации. Кому не знакомы муки написания первой фразы? С чего начать? Как сделать презентацию легко и с удовольствием?

Знакомы ли вам следующие ощущения:

• Трудно начать, так что вы оттягивали написание до последней минуты?

• Сложно записать идеи в правильном порядке?

• Процесс проходил медленно и мучительно скучно?

• Во время презентации написанный текст не помог вспомнить материал?

• Трудно вписать новые идеи в уже составленный план презентации?


Презентация. Лучше один раз увидеть


Причина затруднений с «первой фразой» состоит в том, что мы пытаемся в линейном порядке описать нелинейные связи. Что имеется в виду? Чаше всего мы пытаемся записать свои мысли в обычной, логической последовательности. Именно так. как нас учили в школе готовить письменные документы. И через некоторое время наш план становится неудобен для отображения псех взаимосвязей между пунктами.

Ниже вы узнаете о быстром, удобном и хорошо запоминающемся подходе к подготовке презентации

Мыслительная карта презентации

Мыслительные карты — легкий способ сохранить план на одной странице. Мыслительные карты сильнее задействуют правое («творческое») полушарие мозга. Я рекомендую относиться к подготовке мыслительных карт как к способу размышления над презентацией. Ценность мыслительной карты — в тех озарениях которые вас посетят в процессе ее подготовки. Например: перед тем как написать их на бумаге. Обычно мы записываем мысли, с тем чтобы вернуться к ним позже и постараться найти в них новый смысл. Здесь все наоборот — сначала находим новый смысл и только потом записываем. Преимущество тактики «одно слово — одна линия» состоит в том, что можно легко добавлять новые слова-ассоциации.


Презентация. Лучше один раз увидеть

 В зависимости от продолжительности презентации мы всегда можем, взглянув на свою карту, решить, что нужно сократить или расширить. Например, представленная далее мыслительная карта посвящена тому, как рисовать мыслительные карты.

Такой способ визуальной организации информации позволяет проявлять гибкость и перемещать свой фокус внимания по всей презентации, не упуская из виду главное сообщение, и взаимосвязи отдельных частей.

Сами по себе мыслительные карты могут использоваться в качестве наглядных материалов: в виде плакатов на степе, в виде слайдов, в качестве раздаточных материалов.

Демонстрируя мыслительную карту, вы можете дать возможность участникам расширить ее, попросив добавить в нее их идеи.

Наконец, можно использовать мыслительную карту душ подведения итогов в конце презентации. Составление мыслительных карт упрощает процесс организации собственных мыслей и знакомства с ними вашей аудитории.

Как рисовать мыслительную карту

Центральный образ

Нарисуйте образ (изображение или символ), который передает суть презентации. Разместите его п центре листа. Сделайте его небольшим по размеру, чтобы у пас оставалось достаточно места для записи идей.

Чтобы потом не гадать, что означает центральный образ, можете написать одно-два ключевых слова рядом с рисунком.

Если вы не можете придумать изображение для своей темы, нарисуйте любую фигуру (круг, квадрат).

Вместо рисунка можете использовать фотографию.

Из центрального образа проведите радиальные линии. Линии могут быть похожи на ветви или корни деревьев. Можно выделить цветом разные ветви или показать связи между соответствующими идеями, сделав эти ветви одного цвета.

Ключевые слова

Ключевые слова — это слова, которые вызывают наибольшее число ассоциаций и содержат максимум информации. Выберите по одному слову для каждой ветви.

Например, тема МАРКЕТИНГ может привести вас к следующим словам: ПРЯМОЙ, НЕПРЯМОЙ, ТЕЛЕФОННЫЙ, КЛИЕНТЫ и т. д. Но если вы напишете ПРЯМОЙ ТЕЛЕФОННЫЙ МАРКЕТИНГ, вам, возможно, не придет в голову мысль о «прямом почтовом маркетинге среди существующих приемов». Этот процесс свободной ассоциации с разбивкой по одному слову особенно полезен в ситуациях, когда ВЗГЛЯД «замыливается*.

Как я уже говорил, основная ценность работы над мыслительной каргой в обнаружении новых взаимосвязей и идей внутри презентации. Другими словами мы стремимся избежать того, что обычно называется «замыливанием взгляда». Применяя правило «одно слово на линии», мы заставляем мозг сделать что-то непривычное: мы фильтруем заезженные устойчивые фразы  перед тем как написать их на бумаге. Обычно мы записываем мысли, с тем чтобы вернуться к ним позже и постараться найти в них новый смысл. Здесь вес наоборот — сначала находим новый смысл и только потом записываем. Преимущество тактики «одно слово — одна линия» состоит в том, что можно легко добавлять новые слова-ассоциации.


 
Презентация. Лучше один раз увидеть



Кроме того, одно слово выступает в качестве своеобразной «иконки», как в компьютерных программах. Мозг мгновенно интерпретирует картинку или символ в образ или мысль.

• Пишите печатными буквами. Они легче читаются и лучше запоминаются.

• Пишите ключевые слова над линиями. Линии должны быть широкими у основания и сужаться к концу (как корни деревьев) . По ходу дела вы увидите связи между ветвями. В случае необходимости вы можете сделать дополнительные, пересекающиеся линии.

• По-разному выделяйте наиболее важные слова. Мы легче запоминаем необычные или странные элементы.

• Придерживайтесь тактики «одно слово — одна линия». В большинстве случаев суть любой идеи можно передать одним словом.

В исключительных случаях, когда необходимо использовать фразу из нескольких слов (например, цитата или название книги):

• используйте символ сноски (*) и напишите цитату на полях области.

• используйте «пузырь мыслей» (как в комиксах), оставляя пространство для других ключевых слов. Вместо названия книги можно разместить фотографию обложки.

Символы

Зачастую бывает проще подобрать рисунок, чем написать слово. Например, значок Е нарисовать быстрее, чем слово «письмо» или «переписка». Изображения запоминаются лучше, чем слова, и вызывают больше ассоциаций.

Вспомните последнюю прочитанную книгу или журнальную статью. Что легче вспомнить: слова или картинку на обложке?

А что вы быстрее вспомните через месяц или год — слова или иллюстрации?

Свободные ассоциации

Записывайте все тематические ассоциации, которые придут вам в голову. Используйте разные цвета, символы, ключевые слова, сделайте мыслительную карту объемной.

Помните, что эта карта — ваш рабочий инструмент. Цель рисунков — помочь вам вспомнить ваши идеи. Рисунки не должны быть шедеврами, им достаточно быть узнаваемыми. К ключевым словам можно добавлять новые идеи, пририсовывал дополнительные ответвления. Обращайте внимание на то, что появляется п ходе свободных ассоциаций. Не существует единственно «правильного» способа записи идей. Используйте только ТО, что подходит именно паи. Вы можете сколько угодно изменять и редактировать спою мыслительную карт/. Свободно экспериментируйте, создавайте собственные варианты.

Бумага и карандаш

Многие пытаются готовить презентации сразу на компьютере. Но у них очень много времени уходит не на творчество, а на технические моменты, как то сохранение файлов, изменение размера шрифта и цвета линий. Большинство профессиональных дизайнеров делают большую часть подготовительной работы на обычной бумаге. Если мы хотим яашгься творчеством, то лучше выключить компьютер и взять в руки ручку, карандаш или фломастеры.

Кто-то может возразит^, что это бессмысленная трата времени, что удобней сразу создавать слайды в компьютере? Однако практика показывает, что «рукотворная» раскадровка делается быстрее и эффективнее.

•    С помощью карандаша и бума! и можно сгенерировать большее количестве идей за относительно короткий период времени, не отвлекаясь на манипуляции с мышью, клавиатурой и так далее.



•    Создавая раскадровку вручную, мы помогаем себе упростить и структурировать собственные идеи в голове.

 Например, решение содержание на белой доске, легче увидеть общую картину и понять, какие вопросы можно вырезать, а какие необходимо оставить.

Реализация отшлифованных идей в слайдах — финальный этап подготовки.

«Ручная работа» активизирует правое полушарие мозга, отвечающее за творчество, и вызывает более креативные, спонтанные идеи.

Для начала достаточно карандаша или фломастеров, листа бумаги (белой доски) и клейких листочков — стикеров. Найдите удобное место и подумайте о теме презентации.

Стикеры

 
Презентация. Лучше один раз увидеть

Один листок - одна идея. Если идея не умещается на стикер, значит, она слишком сложна. Основной критерий — простота. Кроме того, стикеры облегчают выстраивание структуры — отдельные фрагменты содержания можно переклеивать с места на место до тех пор, пока каждый из них не окажется на своем месте.




Презентация. Лучше один раз увидеть

Мы легко можем добавлять содержание в виде клейких листочков в соответствующий раздел, не упуская из вида всю структуру целиком. Например, в PowerPoint для этого требуется переключаться в режим Slide Mode или добавлять изображения непосредственно на слайд, а затем возвращаться в режим Сортировщик слайдов, чтобы увидеть полную картину.

Глава 5. ПЯТЬ ЭТАПОВ СОЗДАНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИИ


Процесс подготовки презентации состоит из следующих этапов:

1) генерация идей;

2) группировка и определение центральной идеи;

3) перерыв;

4) предварительная раскадровка и визуальные эскизы;

5) раскадровка в сортировщике слайдов.

1. Генерация идей


Устройте мозговой штурм. На данном этапе вас интересует не качество идей, а их количество. Единственное требование — они должны выражать основную мысль вашей презентации. Это могут быть рисунки, слова, диаграммы, предметы или образы. Наброски могут быть неаккуратными. Это нормально. Сейчас нужно посмотреть на презентацию со всех сторон.

Презентация. Лучше один раз увидеть


2. Группировка и определение центральной идеи

Презентация. Лучше один раз увидеть

Центральная идея будет вашей путеводной нитью на протяжении всей презентации. Дня этого используйте разбивку на группы аналогичных идей, а не ищите объединяющую тему.

У вас может возникнуть желание переписать свою мыслительную карту заново. Пометьте лучшие идеи на первоначальной карте. Зачеркните ветви, которые кажутся вам лишними. Добавьте стрелки, чтобы показать взаимосвязи. Не пугайтесь, если карта приобретет слишком пестрый и неряшливый вид. Аккуратность и упорядоченность здесь не требуется. Цель заключается в том, чтобы дать волю воображению. Когда вы будете создавать окончательный вариант карты, вы создадите ее более упорядоченной.

У нас получилась радиальная структура, с расходящимися линиями в разные стороны. Л как расставить приоритеты? Как обозначить последовательность идей в презентации? Что будет в начале презентации, а что в конце? Для расстановки приоритетов и очередности используйте циферблат часов в качестве основы. Мы уже естественным образом привыкли к организации информации по часовой стрелке. Рисуйте первую линию в направлении часа, следующую линию в направлении двух часов и так двигайтесь дальше по часовой стрелке.

3. Перерыв


Презентация. Лучше один раз увидеть


Сделайте перерыв. Смена вида деятельности помогает лучше переварить информацию. Отдохните. Прогуляйтесь. Позанимайтесь спортом. Перерыв может длиться от нескольких минут до нескольких недель.

Повесьте мыслительную карту на стену, чтобы она всегда была перед глазами.

Вы сможете добавлять новые идеи, которые будут у вас появляться.

Вернувшись с новыми силами к мыслительной карте, задайте себе несколько вопросов.

• Каковы были цели презентации, когда мы начинали? Не изменились ли они?

• Какие элементы кажутся лишними?

• Есть ли какие-либо детали, которые могут вызвать у потенциальной аудитории удивление или непонимание?

• • Какие детали необходимо осветить дополнительно?

4. Предварительная раскадровка и визуальные эскизы

Процесс создания современных презентаций больше похож на процесс создания фильмов. Кое-что из киношного опыта может пригодиться и нам. Например, раскадровка.

Аленсандр Митта, «Кино между адом и раем»:

«Фильм рассказывается от картинни к картинке сопоставлением неизменяемых образов и может раскрутить невероятную энергию действия. Каждый кадр неизменен, но фильм в целом динамичен. Смысл события выявляется от сопоставления неизменяемых кадров. Например: один кадр - я бегу. Просто бегу изо всех сил, оглядываясь назад и пригибаясь. Другой кадр - человек бежит, размахивая пистолетом, иногда он стреляет куда-то вперед за кадр.

Мы сталкиваем два кадра - получается фраза «Я убегаю от убийцы, который гонится за мной». Смысл такой сцены возникает на стыне двух кадров, от их сопоставления.

Таким методом сделаны все гениальные фильмы Эйзенштейна, собственно, это он его и предложил. Режиссер, получив литературный сценарий, превращает его в комикс: раскладывает все действие на две-три сотни кадров. И эти кадры рассказывают историю, сопоставляя неизменяемые образы сценария. Надо только следить, чтобы все кадры располагались в логической последовательности. Рассказ кадрами - это и есть фильм. Словами историю рассказывать не надо - это всегда хуже».

Делая раскадровку наших идей, мы визуализируем содержание как последовательное повествование.

Используя свои записки и зарисовки, сделайте раскадровку на бумаге, белой доске или при помощи клейких листочков. Без компьютера.

Распечатав 12,9 или 6 пустых слайдов на листе, используем их для окончательной последовательности раскадровки. У нас получится лист с миниатюрными пустыми слайдами в правильной пропорции, которые мы сможем заполнить эскизами слайдов.

Процесс зарисовки должен быть свободным и быстрым. И одновременно начинайте думать о том, как расположить все элементы на слайде. Зарисовки, которые являются слишком сложными или требуют слишком много времени, — удаляйте. Оставляйте только то, что наиболее доходчиво доносит ключевую идею презентации. Найдите коллег и пройдитесь с ними но вашим эскизам. Возможно, их свежий взгляд позволит улучшить идею.

 
Презентация. Лучше один раз увидеть

He перепоручайте никому работу по созданию идей для презентации. Общаться с аудиторией будете вы, а не кто-то другой!

Я был свидетелем того, как на корпоративной конференции одного холдинга генеральный директор одного из дочерних предприятий довольно бодро делала презентацию. И вдруг в какой-то момент она молча уставилась на очередной слайд. На нем была изображена перечеркнутая красной жирной линией пачка денег. Озадаченно помолчав, она произнесла следующую фразу:

- Честно говоря, не знаю, откуда это взялось. Слайды делал наш дизайнер, а вот что он хотел этим сказать, ума не приложу.

Аудиторию взорвал хохот.

5. Раскадровка в сортировщике слайдов

Только после того как вы прояснили для себя, что именно вы хотите от слайдов презентации, можно переводить к осуществлению идеи. Фотографии для слайдов можно найти в Интернете, на стоковых фотосайтах.

Создав раскадровку" на бумаге, можно садиться за компьютер. Одной из самых простых и полезных функций в PowerPoint является «сортировщик слайдов».

Создайте шаблон пустого слайда или используйте простейший вариант шаблона вашей корпоративной презентации.

Создайте несколько копий слайдов, выделив (например, цветим) заглавные слайды разделов — чтобы их можно было легко отличить в «сортировщике*.

В дальнейшем вы сможете использовать их либо в качестве визуального «разделителя-», либо просто скрыть.


Презентация. Лучше один раз увидеть


После этого мы можем добавлять визуальную поддержку повествования: вступление и завершение.

Изображения

Где можно получить хорошие картинки?

Бесплатно

Список 99 сайтов, где можно бесплатно и петлат скачать изображения для

презентации: htlp://lazarev.lji2/2008/09/ 19/99ffee/

Дешево

www.piolocase.com/en

www.scanstockphoto.com

www.dreamstl mft.com

www.tctolia.com

www.japaneseslreels.coTi

www.siuttersiock.coni

www.snuttefmap.com

www.freedigitalshotos.iet

Качественно

www.l?3rf.corr

www.alamy.com

www.aluumo.coin

www.isiockphfito.com

www.c3nstockphoto.com

www.luckyoiivet.com

www.ciestock.com

6. Контрольные вопросы

Вот список вопросов, которые полезно задавать на каждой стадии создания презентации и особенно на завершающем этане.

1.   Что побуждает аудиторию слушать вашу презентацию?

Если это интересно вам. это не означает, что это интересно всем остальным. Продумайте заранее, чем вы можете замотивировать аудиторию.

2.   Предлагаете ли вы интересные вопросы, загадки, интриги, тайны, а также ответы на них?

3.   Вы вовлекаете аудиторию, общаетесь с ней или просто доносите информацию?

4. Ваша презентация предлагает новую информацию с необычной точки зрения, или просто повторяет скучный, несложный материал?

Например, постройте презентацию от обратного: возьмите три вопроса, которые вы больше всего боитесъуслы-шатъ от аудитории, и постройте презентацию, отвечая на них.

5. В презентации чередуется эмоциональное и логическое мышление?

6. Как вы считаете, расскажут ли ваши участники своим знакомым о вашей презентации или сразу забудут о вас?

Часть III ДИЗАЙН СЛАЙДОВ

Дизайнер знает, что достиг совершенства не тогда, когда больше нечего добавить, а когда больше нечего убрать.

Антуан де Сент-Экзюпери

Изображения запоминаются лучше, чем слова. Мы говорим, что изображение стоит тысячи слов, и в большинстве случаев это верно. Слова и картинки вместе запоминаются лучше, чем по отдельности. К сожалению, большинство сегодняшних презентаций весьма далеки от того, чтобы считаться произведением искусства.

Вес мы наверняка видели множество скучных слайдов. Так почему же мы из раза в раз совершаем те же ошибки, что и наши предшественники?

Слишком часто выступающие:

•    пытаются втистгутт. в слайды избыточное количество информации;

•    создают слишком mhoixj слайдов.

Все это только запутывает аудиторию. Если люди не могут слушать и читать одновременно, почему большинство слайдов содержат гораздо больше слов, чем картинок?

Современные презентации имеют гораздо больше обшего с кино (изображения и повествование) и комиксами (изображения и текст), чем с письменными документами.

С помощью визуализации мы можем улучшить восприятие и запоминание ключевой информации. Для оптимального эффекта изображение и текст должны подкреплять одну и ту же идею. В противном случае возникают трудности для запоминания.

Цель дизайна слайдов — сосредоточить внимание на ключевых моментах.


Глава 6. СЕМЬ ОСНОВНЫХ ПРИНЦИПОВ ДИЗАЙНА СЛАЙДОВ


Задача дизайна — дать визуальное понимание основной идеи. Понимание простых концепций графического дизайна и их применение поможет сделать презентацию более эффективной.

В последующих разделах мы рассмотрим следующие принципы дизайна слайдов.

1. Принцип соотношения сигнал/шум.

Сокращение лишних элементов.

2. Принцип читабельности.

Выбор шрифтов и цветов.

3. Принцип пустого пространства.

Выделение главного элемента.

4. Принцип выравнивания.

Наличие визуальной взаимосвязи всех элементов на слайде.

5. Принцип контрастности.

Демонстрация иерархии между элементами слайда (за счет изменения цвета, размера линий, формы, расположения в пространстве).

6. Принцип повторения.

Сохранение единого стиля во всех слайдах.

7. Принцип близости.

Расположение взаимосвязанных элементов на слайде.

1. Принцип соотношения сигнал/ииум


Лучше, чем как надо, не надо.

Евгений Гришковец

Принцип соотношения «сигнал/шум» заимствован из технических областей, но его можно применить и в нашем случае.

Избегайте трехмерных графиков

Презентация предполагает создание, передачу и прием информации. На каждом этапе качество передаваемой информации (сигнал) снижается, а посторонняя информации (шум) —добавляется. Четкость информации зависит от соотношения оставшегося сигнала к добавленным шумам.

Цель применения принципа соотношение «сигнал/шум» - сохранение первоначального смысла сообщения при помощи ясности и простоты дизайна слайдов. Например график без лишних элементов будут иметь высокое соотношение сигнал/шум. в то время как график со многими посторонними элементами -наоборот низкое.

Ухудшение визуального сообщения происходит, например:

•    при выборе перегруженных графиков;

•    при использовании неоднозначных символов;

•    при избыточном выделении линий, фигур, символов, логотипов.

Выбирая между функционально равными дизайнами, отдавайте предпочтение самому простому дизайн)'. Визуальная перегруженность снижает эффективность презентации.

Важно понимать, что все ненужные данные, графики, строки или символы крадут внимание от главного пункта.

Минимизируйте шум, иначе говоря, удалите все элементы, без которых можно обойтись, не нанося ущерба ключевой идее. Таким образом, мы помогаем аудитории обрабатывать новую информацию эффективно и результативно.

Например, видимые линии сетки и таблицы должны быть практически обеспечены, а возможно, даме убраны совсем. Колонтитулы у логотипы в большинстве случаев также можно удалить. Если конечно, ваше руководство позволит вам это сделать.

Два наиболее частых шума используемых на слайдах: трехмерные графики и корпоративные логотипы.

Визуальный спам

Каждый графический элемент должен нести в себе информацию. Как правило, трехмерные графики, корпоративные логотипы, координатные сетки осей и таблиц, рябящая в глазах штриховка  являются вещью в себе — визуальным спамом. А что мы обычно делаем со спамом?

Здесь может быть уместно попомнить высказывание об архитектуре: «Можно декорировать сооружение, но нельзя сооружать декорации»1.

Иногда желание использовать новый интересный эффект заслоняет цель: сделать простой, понятный дизайн. Но график не становится более интересным и привлекательным при использовании уникальных орнаментов. Каков критерий для оценки визуализации данных?

Одна из задач которую мы хотим решить, прибегая к помощи графика, или визуализации, — увидеть то, что мы никогда не ожидали увидеть.

Ведь в конце концов одна из задач визуализации данных состоит в том, чтобы понять что-то новое

Координатные сетки

Когда график сам по себе служит таблицей, сетка координат может помочь в чтении и понимании. В этом случае она выполняет поддерживающую функцию по отношению к данным, не превалируя над основной информацией. Хорошим решением в данном случае является:

1) удаление:

 
Презентация. Лучше один раз увидеть


Презентация. Лучше один раз увидеть

2) замена на противоположный цвет:

Презентация. Лучше один раз увидеть

Часто трехмерные графики на слайдах используются для добавления третьего измерения для двухмерных данных. Но фальшивые перспективы на столбчатые диаграммы не добавляют ясности.

Когда мы берем двухмерные данные и создаем трехмерные графики — это не является упрощением. Каждый графический элемент должен нести в себе информацию. Считается, что трехмерные графики могут добавлять выразительность. Самая частая отговорка: «Но ведь клиентам они так нравятся!» Однако когда дело доходит до диаграмм и графиков, мы должны стремиться к простоте и ясности.

Для двухмерных данныхдвухмерные графики!

Визуально трехмерные графики менее точны, так как угол обзора затрудняет понимание того, где именно находятся данные на оси. Таким образом, мы ухудшаем соотношение «сиг-нал/шум».

Размещать ли логотип на каждом слайде?

Если вы хотите, чтобы люди понимали вас лучше, уберите все лишнее с экрана.

Когда вы показываете слайдовую презентацию, удалите логотипы из всех слайдов, за исключением первого и последнего.

Сам по себе логотип не помогает «сделать продажу». Люди ненавидят рекламу.

Использовать логотип на каждом слайде также странно, как начинать каждое новое предложение в беседе супоминания своего имени.

Мы любим покупать, но ненавидим, когда нам что-то навязывают. Логотип засоряет «эфир» и делает презентацию навязчивой.

Вы можете возразить, что многие компании настаивают на том, чтобы их сотрудники использовали логотип компании на каждом слайде. Но в ходе презентации мы завоевываем доверие аудитории своими действиями, а не размещением нашей самобытной графики на каждом слайде.

2. Принцип читабельности

Размер

Для текста на слайде используйте как минимум 30 и размер шрифта.

Если вам необходим мелкий шрифт, это говорит о том, что вы перегрузили слайд и у вас получится слайдомент. Перенесите всю дополнительную информацию в раздаточные материалы.

Шрифт

Презентация не место для демонстрации своей «крупнейшей в мире коллекции прикольных шрифтов». Используйте наиболее простые и наиболее распространенные шрифты -— у кого-тс может возникнуть необходимость r показе вашей презентации на компьютере, где не установлены ваши «приколы». Для текста, проецируемого на экран, — только шрифты без засечек и без сглаживания краев букв. Кроме того, шрифты без засечек легче читать, чем шрифты с засечками.

Например, вы никогда не ошибетесь, выбрал Anal, Verdana или Tahoma.

Контрастность

Используйте светлый текст на темном фоне. Оптимально, когда уровень контраста между текстом и фоном превышает 70%. Цветовые комбинации фон/надпись, как правило, не влияют на удобочитаемость при сохранении минимального уровня контрастности. Нетипичные сочетания выбирайте тщательно и проверяйте, не раздражают ли они глаз. Узорный фон может плохо влиять на читабельность, и его следует избегать.

Меня часто спрашивают: «Какой фон лучше использовать при проведении презентации с проектором?» Мое мнение — лучше использовать светлый текст на темном фоне. Почему?

•    Темный текст на светлом фоне иногда приводит к визуальному ослеплению— из-за большого количеством света идущего от фона.

•    Использование белого текста на черном фоне удаляет рамку вокруг показываемого изображения или текста.

Сама но себе светлая рамка не передает никакой информации.

•    Лазерная указка более заметна на темном фоне.

•    Когда проектор установлен некорректно, искажаются слайды. На белом фоне неточность проектора заметна сразу, поскольку белый фон проявляется на экране или стене, как искаженная трапеция. С черным фоном искажения менее очевидны, потому что кадра нет как такового.

Наиболее распространенный сегодня формат мониторов и проекторов — черное изображение на белом фоне. Это — метафора бумаги. Для слайдовых презентаций ближе метафора кино.

Телевизионные изображения, информационные табло в аэропортах и вокзалах, панели управления в самолетах обычно имеют затемненный фон, на котором подсвечиваются данные для отображения.

Несколько субъективных «за» темный фон

Темный фон несет серьезность и существенность. Светлый или белый фон выглядит дешево и по-любительски. Кроме того, 45-минутная презентация на белом фоне утомительна для глаз. Вспомните, много ли вы видели фильмов с черными титрами на белом фоне? Я видел только один, и он мне не понравился.

Буллиты

Буллит — увеличенная точка (•), используется для выделения пунктов перечня.

•    Буллиты хорошо работают в письменных документах. Но они не эффективны в живой презентации.

•    Буллиты могут быть лучшим выбором и письменном документе при перечислении элементов, не находящихся в иерархической последовательности и не взаимосвязанных друг с другом.

Буллиты организуют, направляют и облегчают чтение. Визуально разделяя текст, они позволяют читать осмысленными порциями. Кроме того, они создают благоприятные условия для выборочного чтения, когда читателю нужны какие-то конкретные материалы.

Однако использование буллитов в презентациях имеет ряд недостатков. В статье «Strategic Stories: How ЗМ is Rewriting Business Planning» (Harward Business Review, май-июнь, 1998} говорится о том, что нередко способ, которым мы описываем проблему, сам по себе является частью проблемы.

1. Идеи, представленные в виде списков буллитов, слишком абстрактны

«Списочные» формулировки безлики и очень абстрактны:

• Снижение высоких расходов на доставку:

— сокращение расходов при продаже;

— определить видение для традиционных продуктов;

— дальнейшее сокращение расходов производства;

— совершенствование системы управления себестоимостью;

— снижение операционных расходов.

• Ускорение разработки и внедрения новых продуктов.

• Увеличение гибкости.

Это типичный уровень детализации для бизнес-плана. Обычно предлагается продолжать работать быстрее, дешевле и уделять больше внимания рынку. Но как этого добиться?

Если «увеличение гибкости» означает «доставку точно вовремя», это может создать для компании преимущество на фоне других конкурентов. Конечно, если сейчас нормой в этом бизнесе является «поздно и непредсказуемо».' Но этого не видно из этого плана.

2. Списки буллитов не определяют важные взаимосвязи элементов

Списки показывают только три логические взаимосвязи:

1) очередность — от первого до последнего во времени;

2) приоритет — ранжирование по важности, от главного к наименее важному;

3) принадлежность — все элементы списка являются частью какого-то «набора».

Один список может показывать только один вид взаимосвязи в один момент времени. Когда мы представляем информацию в виде списков, на слайдах или озвучивая, мы игнорируем другие важные взаимосвязи элементов. Получается, что аудитории предлагается заполнить пустоты на свое усмотрение. Или это придется делать нам еще раз, реагируя на получаемую обратную связь от аудитории.

Да, иногда такой подход дает нам ощущение безопасности. Списки позволяют искусно лавировать между разными точками зрения. Списки дают нам определенность и контроль. Однако если разобраться, в них присутствует только иллюзия ясности, и эта иллюзия может быть слишком дорогостоящей.

3. Списки буллитов не учитывают специфику конкретного бизнеса Рассмотрим пример из стандартной презентации плана:

• Увеличение доли рынка — на 25%.

• Увеличение прибыли — на 30%.

• Увеличение количества новых продуктов — до 10 в год.

 R данном случае подразумеваемым, но не объясненным осталось видение компании, рынка и клиента. Этот план не объясняет, как между собой связаны эти цели. По сути на примере этих трех простых пунктов могут быть представлены сильно отличающиеся друг от друга стратегии.

L Маркетинговые усилия приведут к увеличению доли рынка, в результате чего увеличатся доходы (возможно, от масштаба), что позволит направить дополнительно полученные деньги на финансирование разработки новых продуктов.

 
Презентация. Лучше один раз увидеть
 

 2.  Разработка новых продуктов одновременно приведет к большей прибыли и увеличению рыночной доли.

Презентация. Лучше один раз увидеть


3.  Неожиданная прибыль позволит нам увеличить свою долю на рынке, через наращивание рекламы новых продуктов. 

Презентация. Лучше один раз увидеть
 

Проблема приложений, подобных PowerPoint, в том, что по умолчанию каждый слайд состоит из заголовка и списка буллитов (•), сгруппированных по каждому разделу. Выглядит вполне логично, но аудитория легко забывает содержание в такой структуре. Буллиты отлично подходят для напечатанного текста но плохо смотрятся в большом количестве во время презентации.

Традиционный способ делать слайды списками существует так давно, что стал в некотором смысле частью корпоративной

культуры.

Совет: ставьте минимум текста на каждый слайд.

Сет Годин писал о количестве слов в презентации: «Предлагаю сделку. Вы жертвуете 5 долларов на кофе за каждое слово в вашей презентации. 400 слов стоят 2000 долларов. F(vm бы это было правдой, стали бы вы использовать меньше слов? Насколько меньше?»

Кое-кто опасается что идея размещать одно-два слова {а то и вовсе обойтись без них) на слайде, может быть воспринята аудиторией чан недоработка. Но -сложно-не всегда означает ^хорошо*. Считается, что серия слайдоа. забитых гекеш со множеством таблии н графинов, повысит ваш авторитет в глазах аудитор™. Но беда втом, что большую честь ваших взысков просто не разглядят.

Принципы оформления как таковые пока не устоялись, по некоторые предлагают спои собственны^ весьма спортше ори етггиры, например «1 х6*6».


Презентация. Лучше один раз увидеть

Общее правило — использовать буллиты как можно реже и только после того, как вы рассмотрели другие варианты для отображения информации визуально.

Буллиты в слайдах должны стать редким и осознанным исключением.

3. Принцип пустого пространства


Часто на слайдах слова, фразы, графики забивают и заполняют каждый уголок. Причина, как правило, кроется в страхе перед пустым пространством.

Пустое пространство вносит элегантность и ясность. Обратите внимание на какую-либо вещь или интерьер с хорошим дизайном, и вы наверняка обнаружите в ней воплощение этого принципа. Пустое пространство подчеркивает какой-то один ключевой элемент.

Часто при подготовке презентации внимание уделяют лишь видимым элементам — тексту или графике. И не замечают пустого пространства, упуская возможность сделать с его помощью дизайн более привлекательным, «дышащим»

Пустое пространство — это не «белое пятно», оно несет определенную функциональную нагрузку, например усиление отдельных элементов.

Чем больше мы добавляем, тем больше размывается и менее эффективным становится дизайн слайдов. Пустота сама по себе мощный элемент.

Все дополнительные детали переносим в раздаточные материалы. Так мы избежим превращения нашей презентации в слайдомент.

4. Принцип выравнивания


Согласованность отдельных элементов создает ощущение цельности. Часто на слайдах текст, изображения и графики размещаются там, где есть свободное место, нередко без учета других элементов на слайде. Получается неразбериха.

Принцип выравнивания гласит: ничто не должно быть размещено на странице произвольно. Каждый элемент должен находиться в визуальной связи с чем-либо еще на слайде.

Ключевая идея принципа выравнивания — дизайн слайдов не должен выглядеть как нечто, размещенное в случайном порядке.

Размещайте края элементов по одной линии: вертикально, горизонтально или по центру.

Презентация. Лучше один раз увидеть


Возможно, это кажется мелочью, но не выровненные слайды в целом выглядят менее профессионально. Даже элементы, находящиеся далеко друг от друга, на слайде должны иметь визуальные связи. Например, выравнивание в виде сетки по строкам и столбцами или в виде таблицы показывает взаимосвязь элементов в этих строках и столбцах. Также это помогает организовать материал удобным для чтения методом: слева направо и сверху вниз. Мы можем выравнивать элемент по центру, используя в качестве ориентиров края слайда.

Текст уместнее выравнивать по правой или левой стороне, чем центрировать.

5. Принцип контрастности


Контраст — один из наиболее эффективных способов продемонстрировать иерархию между элементами слайда.

Мы привыкли все сравнивать и всегда и во всем невольно ищем сходство и различия. Различия привлекают внимание.

Контрастность заряжает дизайн энергетикой. Контраст помогает нам создать дизайн, в котором мы привлекаем внимание к нужному нам элементу — выделив его.

Выделение — эффективный метод привлечения внимания к элементам слайда. Выделяйте не более 10% видимого дизайна. Если выделить больше—эффективность снижается. Выбирайте и используйте ограниченное количество способов выделения (1—2) на всех слайдах презентации.

• Жирный, курсив, подчеркивание.

Используйте жирный, курсив и подчеркивание для коротких слов или фраз. Выделение жирным предпочтительно по сравнению с другими методами, так как добавляет минимальный уровень «шума» на слайд, однако в меньшей степени замечается. Подчеркивание добавляет шум и снижает читабельность, старайтесь им не злоупотреблять.

• Шрифт.

Короткое слово из заглавных букв читается ЛЕГКО и может быть использовано в ключевых словах или в подписях

Презентация. Лучше один раз увидеть




Презентация. Лучше один раз увидеть



Презентация. Лучше один раз увидеть


Презентация. Лучше один раз увидеть


Презентация. Лучше один раз увидеть



Презентация. Лучше один раз увидеть

Презентация. Лучше один раз увидеть


Презентация. Лучше один раз увидеть


Презентация. Лучше один раз увидеть


Презентация. Лучше один раз увидеть


Презентация. Лучше один раз увидеть

Презентация. Лучше один раз увидеть




 
Презентация. Лучше один раз увидеть

к графикам. Не перегружайте презентацию различными шрифтами.

•     1 Цвет.

Цвет как способ выделения должен использоваться умеренно, и только совместно с другими методами (например, цвет + жирный шрифт). Не увлекайтесь интенсивностью цветов, иначе у аудитории Судет рябить в глазах.

•     Инверсия.

Инверсия элементов хорошо работает с текстом, но может не работать с изображениями или объектами. Эффективна для привлечения внимания, но добавляет шум на слайд и поэтому требует умеренности в использовании.

Неудачная контрастность - сочетание 12-го и 14-ю пункт шрифт или гемно-норичневого и черного цветов.

При низкой контрастности трудно отличить главное от второстепенного. Слайды с контрастным дизайном привлекают наше

внимание и помогают понять смысл.

6. Принцип повторения

Повторение элементов дизайна в каждом слайде дает четкое ощущение единства, последовательности и согласованности всей презентации. Принцип повторения помогает аудитории быстрее изучать новые вещи.

Повторяющимся элементом может быть шрифт, толщина или цвет линий, размещение в пространстве. Что угодно, что аудитория сможет визуально распознать.

Например, во всех слайдах используются только корпоративные цвета. Или какой-то определенный набор цветов.

Принцип повторения демонстрирует, что презентация разработана нан единое целое, а не создана из разрозненных фрагментов. Каждый слайд выглядит как часть единого, целого замысла.

Мы постоянно используем принцип повторения. Одинаковые по размеру заголовки, красная строка, общий фон слайдов — все это примеры принципа повторения.

Пример принципа повторения для дресс-кода: цвет ремня должен соответствовать цвету ботинок.

Повторение может рассматриваться как последовательность. Когда мы видим 20-слайдовую презентацию с повторяющимися элементами дизайна, мы понимаем, что это определенная последовательность, и все слайды относятся к одной теме. Если вдруг на девятом слайде мы не обнаружим этих повторяющихся элементов, то вся презентация теряет свой сплоченный внешний вид.

Также принцип повторения—это сознательное единообразие всех частей презентации: слайдов, раздаточные материалов, плакатов, демо-образцов.

Избегайте повторения раздражающих или давящих элементов.

Если кто-то размещает логотип на слайдах в этом можетбыть смысл, а может и не быть. Например, если на презентации присугствуютСМИ, возможно, имеет смысл сделать логотип на каждом слайде, тан как вы никогда не знаете заранее, какой момент выберет фотограф или попадет в эфир (если попадет). В остальных случаях рекомендуется оставить логотип только на первом и последнем слайдах.

Не впадайте в другую крайность, когда повторение будет подавляющим, и центр внимания размыт. Это похоже на женщину, надевшую красное вечернее платье с красной шляпкой, красным шарфом, красной сумочкой, красными туфлями и красным пальто, красными сережками, красной помадой.

Принцип повторения помогает создать легко узнаваемый и потому уникальный стиль. Однако будьте осторожны со встроенными шаблонами. Большинство из них уже были неоднократно использованы до вас и вызовут скорее скуку, чем интерес. Создавайте свои собственные шаблоны оформления!

7. Принцип близости


Принцип близости демонстрирует взаимосвязь элементов на слайде. Упорядочивайте элементы, так, чтобы их близость по отношению друг к другу соответствовала их взаимосвязям.

Принцип близости гласит, что элементы, расположенные близко друг от друга, воспринимаются в .качестве отдельной группы и интерпретируются как более взаимосвязанные элементы, чем те, которые находятся дальше друг от друга.

Аудитория воспринимает пункты, находящиеся на удалении друг от друга, как не взаимосвязанные между собой. Аудитория естественным образом группирует близко расположенные элементы, даже если на самом деле они тесно не связаны между собой.

Группируйте связанные элементы вместе, физически перемещая их друг к другу. И наоборот, если элементы не обладают общим признаком, не связаны между собой — разместите их в пространстве подальше друг от друга. Это облегчает доступ к визуальному содержанию слайда.

Убедитесь в том, что подписи и поддерживающая информация находятся рядом с элементами, которые они описывают. При создании графиков в PowerPoint выбирайте непосредственную маркировку на графиках, а не легенды или расшифровки.


Эту концепцию иллюстрирует очень простой пример. Подумайте, что объединяет в нижеследующем списке указанные регионы? Есть ли у них нечто общее? 

Оренбургская область

Пермская область

Томская область

Московская область

Ростовская область

С.-Петербург

Вологда

Башкирия

Карелия

Мурманск

Москва

Тверская область Алтайская область Челябинская область

А что rm думаете о списне, составленном таким образом:

Оренбургская область

Пермская область

Томская область

Московская об/асть

Ростовская область

С.-Петербург

Вологда

Башкирия

Карелия Мурманск Москва

Тверская область Алтайская область Челябинская область

Очевидна 'по последние шесть регионов отличаются от остальных. Это видю невооруженным взглядом. Вь знаете это потому, что они физически отделены от остагышй части списна.

Участники презентации не должны гадать, как взаимосвязаны элементы дизайна между собой. Слайд не страница в книге или журнале, так что нам никогда не придется размещать на слайде больше, чем несколько элементов или групп элементов.

Избегайте:

•    размещения элементов в углу или не центру только пото му, что «там больше места»;

•    большого числа разрозненных элементов на слайде;

•    неоднозначного восприятия взаимосвязей заголовков, подзашловков и самого графика?

На цветной вкладке размещены примеры переработанных слайдов «до и после». Некоторые из образцов «до» являются примерами слайдоментов. Поэтому при переработке информация была исцелена на информацию для слайдов и информацию для раздаточных материалов. То, что размещено на цветной вкладке, проецируется на экран. Вся вспомогательная информация идет в «раздатку». Дизайн слайдов переработан с учетом изложенных в этой главе принципов.

В качестве практического упражнения сравните слайды, найдите различия и попробуйте определить, какие именно принципы применялись в каждом конкретном случае.

Обратите внимание и сравните, как выглядят на каждом графике данные по Боснии и Герцеговине, Сербии и Черногории. На трехмерном графике из-за фальшивой перспективы их значения выглядят меньше 10, хотя фактически — выше.




Глава 7. ПОДГОТОВКА РАЗДАТОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ


Слова и слайды забываются, а раздаточные материалы остаются постоянным, осязаемым напоминанием. Иногда выступающие раздают печатные материалы до начала презентации. И сталкиваются с ситуацией, когда аудитория начинает читать материалы, игнорируя то, что выступающий говорит в настоящий момент. Поэтому важно вести аудиторию за собой шаг за шагом, не теряя ее и не перегружая излишней информацией.

Метафорой взаимодействия выступающего и аудитории в данном случае может быть сравнение с моторной лодкой. Когда мотор за бортом лодки, придает энергию движению лодки, а руль мотора определяет направление движения лодки.

Три элемента презентации:

1) мыслительная карта презентации (ее видите только вы);

2) слайды, которые вы показываете аудитории;

3) раздаточные материалы.

Не экономьте время, пытаясь объединить слайды и раздаточные материалы. Делая слайды по принципу «два в одном», вы лишь перегрузите аудиторию излишней информацией и создадите слайдомент.

Правда, в некоторых корпоративных культурах существуют строгие правила, определяющие, что может быть использовано в презентации и какими должны быть раздаточные материалы.

В одном российском банке, например, на внутренних заседаниях нельзя делать презентацию, в которой больше 15 слайдов. Если слайд на энране отличается от раздаточных материалов - увольнение.

Это неправильно. Вместо этого отдельно подготовьте подробные раздаточные материалы, а слайды делайте максимально простыми.

• Никогда не распространяйте печатную версию ваших слайдов как раздаточный материал.

•    Никогда не раздавайте копии слайдов до начала презентации.

•    Одно из определений качественных слайдов — слайды: без презентатора должны быть бесполезны. Задумайтесь, если слайды самодостаточны и могут сами по себе донести вашу идею, зачем тогда нужны вы?

В какой момент следует распространить раздаточные материалы: до, во время, или после презентации? В каком виде? Глан презентации? Распечатанные слайды? Написанный текст?

Отпет кроется п сравнении того, что мы получим и что потеряем, раздав материалы в аудитории.

Раздавая материалы помните:

•    как только мы раздаем что-то аудитории, мы сразу же теряем 50% внимания участников;

•    нужно приложить дополнительные усилия для удержания внимания аудитории, чтобы предотвратить пролистывание вперед;

•    если участники все же пролистнули вперед, тактично и настойчиво верните их обратно на страницу, на которой нужно сфокусироваться.

Допустим, вы делаете презентацию для руководителей кампании-клиента. Ваша стратегия заключается в том, чтобы подмети слушателей к вашему решению, последовательно демонстрируя слайд за слайдом.

Прежде чем начать, вы раздаем распечатанные копии слайдов с тем, чтобы они могли легко следить за ходом презентации. Но во время презентации все происходит по-другому: вы объясняете слайд №2, а генеральный директор и президент уже пролистали до последней страницы, чтобы добрался до заключения. Стратегия презентации нарушена, и вам нужно приложить дополнительные усилия, чтобы вернуть внимание.

Перед небольшой аудиторией Я использую один из двух вариантов.

1.   Выдаю не всю подшивку сразу, а по одному листу. Это позволяет удерживать н направлять внимание аудитории.

2.   Раздаю материалы дотого, как начать отвечать на вопросы. Это позволяет более информированной части аудитории сформулировать полезные вопросы.

Подготовьте содержание раздаточных материалов таким образом, чтобы их можно было использовать для вовлечения аудитории. Например:

•    подкрепить всю презентацию в целом;

•     помочь аудитории следить за ходом презентации;

•     визуально усилить ключевые идеи;

•    организовать групповое обсуждение;

•    разобрать практические примеры;

•    резюмировать основные моменты презентации.

Подготовив исчерпывающие раздаточные материалы, можно не беспокоиться из-за исключения каких-то деталей из слайдов.

Часть IV ДОНЕСЕНИЕ

Препятствия - это все те страшные вещи, которые видите, нота отводите глаза от своей цели.

Глава 8. КАК СДЕЛАТЬ ПРОСТУЮ, ИНТЕРЕСНУЮ И ДОХОДЧИВУЮ ПРЕЗЕНТАЦИЮ

Искусство иллюзиониста не в том, чтобы совершать удивительное, а в том, чтобы убедить зрителей, что совершается удивительное. В классических текстах приводятся два основных правила успешного фокуса.

1.   Никогда не рассказывайте заранее, что вы собираетесь

делать.

Если аудитория не будет знать, что должно случиться, люди не будут знать, за чем следить, и фокуснику будет легче их запутать.

2.   Никогда не повторяйте фокус дважды, даже на бис.

Второй раз уже смотрят не фокус, а на технику его исполнений, кроме того, повторение фокуса равносильно нарушению правила №1. Зрители во все глаза смотрят, где же их провели.

Вывернув наизнанку эти правила, мы получим методику ясного и полного донесения информации. Вот два практических совета для презентации.

•    Сказать, что будет. Аудитория должна заранее знать, что вы собираетесь делать. В самом начале презентации расскажите:

—  в чем состоит проблема;

—  в чем важность проблемы;

—  каково решение проблемы.

•    Повторить несколько раз. Повторяя одну и ту же тему в различных вариантах, вы проясняете и раскрываете идею, визуально подкреплял свои слова слайдами.

Предоставить аудитории второй, третий, четвертый шанс понять суть идеи — наша обязанность.

«Раз объяснил — не понимают, два объяснил — не понимаю" три объяснил -сам даже понял, а они все равно не понимают!*

Закупочная политика

1. Принципы.

2. Как правильно.

3. Проблемы.

1. Сказать, что будет

Предварительный обзор плана презентации важен для спокойствия аудитории — участники знают чего ожидать. Мы даем понять, что держим все под контролем. Хороший прием — возвращаться к этому плану в основной части, делая переходы между элементами плана. Например, обзор может выглядеть следующим образом:

«В течение следующих 15 минут я расскажу о принципах нашей закупочной политики и ее процедурах. Затем я покажу, как пользоваться этой системой таким образом, чтобы свести к минимуму бумажную работу и задержки; и в завершение я хотел бы услышать ваши предложения о том, как можно ее упростить и ускорить».

Важный момент — не озвучивайте внутреннюю структуру.

«Я начну со вступления, в основной части рассмотрю то-то и то-то, и в заключение подведу итого».

Это не информативно, поскольку наличие обязательных «трех блюд» подразумевается по умолчанию. Единственным исключением являются планы процедур, которые не являются очевидными, например:

«Я буду делать паузу после каждого раздела для обсуждения возникших вопросов».

Это полезно для участников и заранее готовит аудиторию к необходимости взаимодействия.

План—список ключевых моментов презентации, который мы можем подкрепить визуально:

Презентация. Лучше один раз увидеть

3. Обсудить ваши проблемы и предложения, чтобы помочь нам улучшить систему.

Презентация. Лучше один раз увидеть

2. Повторить несколько раз

Сначала скажи, о чем ты будешь говорить. Потом расскажи это. И наконец повтори только что сказанное.

Правило троекратного повторения

Зачем повторять одну и ту же мысль?

Независимо от того, насколько хорошо мы презентуем — часть аудитории способна пропустить или неправильно расслышать некоторые важные моменты презентации. Участники, как правило, по очереди «отключаются», переходя в «спящий режим», или задумываются о чем-то своем.

Например, кондиционер работал слишком громко; кому-то было плохо видно;

кто-то кого-то отвлек; и так далее.

Обычно люди запоминают лишь 1/3 из услышанного. И если мы хотим быть уверены, что все услышали наши основные идеи, по крайней мере, один раз, нам нужно озвучить их минимум три раза.

Простой линейный порядок

Аудитория легко запутывается в любой сложной структуре. Живую презентацию участники не могут отлистать назад как книгу, или нажать на паузу как при просмотре видео. Поэтому все должно быть понятно с первого раза, то есть наши идеи должны быть изложены просто и ясно.

Недооценить сложность собственной презентации очень легко. Обычно мы проходимся по материалу много раз во время

разработки и репетиции. И через некоторое время нам кажется все совершенно ясным, логичным и очевидным.

В отличие от нас аудитория, напротив, видит презентацию впервые в жизни. Именно поэтому нам нужно придерживаться простой структуры и повторять главную идею несколько раз.

1. Сделать обзор ключевых моментов во вступлении.

2. Повторить и расширить их в основной части.

3. Снова повторить их в заключении, подводя итоги.

Частая проблема в презентации - нехватка времени. Возможно из-за того, что мы недооценили длительность презентации. В результате многие выступающие начинают спешить и почти всегда пропускают подведение итогов. Это большая ошибка. Подводить итоги нужно всегда! Лучше «уплотнить» основную часть, но обязательно сделать подведение итогов.

Используйте «завершающие» слова: «резюмируя...», «в заключение...», «подводя итоги...». Они «будят» даже тех, кто совсем замечтался, и возвращают их в аудиторию. Если мы этого не сделаем, наше подведение итогов не получит достаточно внимания. И кривая естественного внимания будет выглядеть неутешительно.

Презентация. Лучше один раз увидеть



Важный момент: не вводите новые, дополнительные идеи в финале. Повторите только то, что вы сообщили в основной части. 


Презентация. Лучше один раз увидеть

Как сказал один презентатор: «За всю жизнь я еще не встречал ни одного недовольного тем, что семинар закончился рано». Даже фокусники настоятельно рекомендуют на своих развлекательных представлениях: «Всегда оставляйте аудиторию чуть-чуть неудовлетворенной. Пусть у них останется ощущение недосказанности. Показывайте суть. Будьте кратки. Завершайте номер раньше, чем зрители насытятся».

Метод К-О-К

Для объяснения идей или данных, используйте метод К-О-К:

КОНКРЕТИКА — ОБЩЕЕ — КОНКРЕТИКА

Например, помогая аудитории разобраться в таблице с данными, кратко опишите смысл последней, укажите на конкретную цифру и расскажите, что она значит. Затем вернитесь назад и объясните общую структуру таблицы. И наконец, подкрепите все предыдущее второй конкретной цифрой, объясняя, что означают остальные цифры.

Два конкретных примера могут быть выбраны так, чтобы последовательно подкреплять суть вашей идеи, и одновременно объяснять расположение данных.

К-О-К придает вашей аргументации большую убедительность. Вы не просто рассказали отдельную историю и продемонстрировали общую теорию. Вы дважды подкрепили свою идею конкретными примерами.

Почему примеры работают так хорошо? Потому что они облегчают понимание. А без понимания нс может быть никакого убеждения. Цифры сами по себе ничего не объясняют. Таким образом, чтобы наши идеи были восприняты должным образом, нужно сочетать проверенные цифры с хорошими примерами.

Например, на тренинге по развитию навыков презентации я обнаружил, что участники не придают значения какому-то навыку, пока не услышат или не увидят реальные примеры его правильного и неправильного применения.

Степень детализации

Что наши участники уже знают, а что им предстоит узнать? Достаточно ли у них базовых знаний для дальнейших объяснений? Что будет потеряно, если мы пропустим эту информацию? Достигнем ли мы нашей цели?

Предположим, детализация необходима, но времени катастрофически не хватает. Тогда нужно все разумно упростить.

В школе многим из нас объясняли модель атома, используя схему Солнечной системы. Модель, в которой электроны вращаются вокруг ядра, как планеты вокруг Солнца. Эта аналогия позволяет ученикам быстро понять, как устроен атом.

На самом деле «...электроны в атоме двигаются по атомной орбитали1, а движение электрона в атоме отличается от классического движения по траектории, и описывается законами квантовой механики...»

Вы дадите пятиклассникам не вполне точный с научной точки зрения, зато понятный рассказ о движении планет? Или пуститесь в рассуждения о неведомой атомной орбитали, которые хоть и непонятны, зато единственно верны?

Может показаться, что нам нужно сделать выбор между точностью в ущерб пониманию и пониманием в ущерб точности.

Но во многих случаях это является ложным выбором.

Если дополнительная деталь не может быть использована для принятия решений, она не представляет ценности, независимо от того, насколько она точна и всеобъемлюща.

Область наиболее вероятного местонахождения электрона.

СТИЛИ ПРЕЗЕНТАЦИЙ

Я хочу привести несколько примеров различных стилей презентаций, в которых используются проецируемые слайды. Сегодня под презентацией понимаются различные формы донесения сообщения, в зависимости от корпоративной культуры, принятой внутри ноннретной компании. Рассмотрим четыре своеобразных подхода к проведению презентаций. В чистом виде наждый из «стилей» встречается редко. Чаще тот или иной презентатор больше тяготеет к одному-двум «стилям».

1. Пошаговая презентация

Цель - представление знаний, без общения с аудиторией.

• На слайдах показывается больше, чем есть в раздаточных материалах.

• Наиболее популярный жанр (стандартные шаблоны PowerPoint).

• Материал может быть умеренно сложным.

• Внимание фокусируется на описании элементов.

• Большое количество слов на слайде (правило 6*6:6 слов в 6 строках).

• Слова общего назначения, средней длины.

• Пропорция изображение/текст - 50/50.

• Использование графики на каждой странице.

Пример: презентация Ларри Лессига (http://lazarev.biz/2008/09/17/lessig)

2. Эмоциональная презентация

Цель: убедить, побудить, вовлечь, мотивировать.

• Акцент на визуализации.

• Высококачественное фото на каждом слайде.

• Вовлечение участников в обсуждение.

• Эмоции для расстановки акцентов.

• Слайды бесполезны без презентатора.

• Не более 6 слов на слайд.

• Раздаточные материалы выдаются после презентации.

• Хорошо для одиночных, простых идей.

• Подходит для коротких презентаций.

• Хорошо подходит для презентаций Пе-чак-ча (см. с. 85).

Пример: презентация Сета Година (http://lazarev.biz/2008/09/10/godin)

3. Резюмирующая презентация

Цель: представить информацию в кратком, лаконичном виде.

• Слайды бесполезны без объяснений.

• Упор на концептуальное понимание.

ЧАСТЬ IV. Донесение

• Использование буллитов формата.

• Использование графиков.

• Обобщение, пересказ, цитаты.

• Создание графической информации при необходимости.

• Правило 10/20/30.

Гай Кавасани (Guy Kawasaki), руководитель венчурной компании:

••Я слушаю презентации предпринимателей каждый день. По 60 слайдов в презентации... И каждый утверждает, что его бизнес уникален. Поскольку я слушаю весь этот ужас, я вывел «Правило 10/20/30».

10 слайдов или меньше

Не важно, о чем вы делаете презентацию, ограничьтесь 10 слайдами. Вы можете думать, что ваша ситуация не такая как у всех остальных. Ваш случай уникальный и 10 слайдов вам не хватит. Однако помните, если вы выступаете перед аудиторией, которая слушает презентации день изо дня, хороший способ выделиться из общей массы - сократить число слайдов.

20 минут или меньше

Возможно, у вас будет выделен час на встречу. Но если у вас ноутбук с Windows, подключение его н проектору может занять 40 минут. Вся информация, которую вы собираетесь донести до аудитории, должна занять максимум 20 минут. Также учтите, что вам потребуется время на последующее обсуждение.

30-й размер шрифта

Никогда не используйте шрифт меньше чем 30-го размера. Таким образом вы разместите на своем слайде намного меньше текста, и это подтвердит ваши знания и подготовку. Оставьте на слайдах только ключевые понятия, остальное расскажете своими словами.

Если вам по каким-либо причинам не нравится цифра «30», используйте другой алгоритм. Найдите самого старшего участника в аудитории, и разделите его возраст на два. Это и будет оптимальный размер шрифта.

Пример: презентация Гая Кавасаки «Искусство начинать» http://laza rev.biz/2008/09/15/ kawasaki)

4. Убеждающая презентация

Цель: доказать и убедить, используя логику.

• Визуализация данных.

• Акцент на логике.

• Графики, диаграммы, карты.

• Раздаточные материалы и слайды в качестве доказательств.

• Минимум буллитов.

• Объяснение логических связей в данных.

Пример: презентации Ханса Рослинга (http://lazarev.biz/2008/09/07/rosling) Печа Куча (Pecha Kucha)

«Леча куча» - формат, который позволяет обмениваться идеями в виде кратких презентаций. Само японское выражение, давшее название движению и мероприятиям, звучит в оригинале скорее как пе-чак-ча, означает «болтовню», а по смыслу соответствует английскому «бла-бла-бла».

Правило Пе-чак-ча: 20x20:

• Выступающий использует только 20 слайдов.

• Каждый слайд автоматически меняется каждые 20 секунд.

• Каждая презентация длится 6 минут 40 секунд.

Устраиваются настоящие вечеринки с презентациями (Pecha Kucha Night). За вечер лроходитоколо 14 презентаций.Темы выступления -любые. Выступающие и большинство аудитории - как правило, люди творческих профессий. Сейчас Pecha Kucha Nights проводятся в 80 городах мира, многие крупные компании выступают спонсорами этих мероприятий. Список городов можно посмотреть по адресу: http://www.pecha-kucha.org/ (в России пока не проводится).

Такой формат удерживает внимание публики и не дает возможности отвлечься от происходящего. Имея в своем распоряжении всего около 7 минут, участник Pecha Kucha Nights не может позволить себе роскошь пространных рассуждений. Все должно быть предельно кратко и четко. Как правило, в шоу принимают участие 14 человек, т.е. все мероприятие длится чуть больше полутора часов, что, безусловно, не очень утомительно.

Идея формата принадлежит архитекторам Астрид Кляйн и Марку Дитэму. В начале 90-х годов в Токио они создали мастерскую KDa (Klein&Dytham Architecture) где начинающие дизайнеры и архитекторы обменивались своими идеями и представляли их публике. Впервые Печа Куча состоялась в 2003 году и быстро завоевала популярность по всему миру. Такой формат идеально подходит для ситуаций, косца нужно заслушать несколько человек и уложиться в график по времени.

Дамир Нигматянов, руководитель отдела корпоративного обучения компании UPEC0, Москва:

«Изучив материалы о новом формате, мы поняли, что он как нельзя лучше подойдет для наших встреч. Большинство наших сотрудников, которые раньше сталкивались с проблемой затянутых выступлений, узнав о Pecha Kucha, начали рассказывать о нем коллегам, подталкивая их к лаконичным выступлениям.

Результаты

Во-первых, введение формата Pecha Kucha позволило значительно улучшить качество презентаций, повысило культуру переговоров и встреч. Раньше на презентацию компании и каждого из наших брендов (а их в нашем портфеле сейчас восемь) мы отводили минимум 40 минут. В результате к концу мероприятия присутствовавшие слушали менее внимательно. После введения Pecha Kucha мы сократили продолжительность выступлений (но это не значит, что все они ограничиваются 6 минутами 40 секундами), и теперь нам говорят, что слушать их стало значительно интереснее.

Во-вторых, многие сотрудники научились выступать перед аудиторией, усовершенствовали мастерство ведения бизнес-встреч и совещаний.

В-третьих, технологию Pecha Kucha мы начали интегрировать в сферу продаж и деловых переговоров. Так, например, наши сотрудники из отдела по работе с международными сетями на собственном опыте убедились, что умение изложить информацию в новом формате очень помогает при общении с банерами крупных торговых сетей, которые на презентацию компании отводят около 5 минут: можно легко сказать все самое важное и продемонстрировать закупщику выгоды, каждый раз добиваясь позитивных результатов продаж».


Глава 9. КАК ВЫЗВАТЬ ЛЮБОПЫТСТВО И УДЕРЖИВАТЬ ВНИМАНИЕ

- Доктор, что меня теперь ждет? Операция? Ампутация?

- Больной, я не могу вам всего рассказать. Вам потом будет не интересно.


В 1994 году Джордж Лёвенштайн, экономист из университета Карнеги-Меллона, представил «теорию пробела», объясняющую проявление заинтересованности. Это удивительно просто.

Нам становится любопытно, когда мы испытываем пробел в наших знаниях.

Пробелы в знаниях причиняют дискомфорт и желание от него избавиться. Мы терпеливо смотрим плохие фильмы, чтобы только узнать чем они закончатся. Как говорил один мой знакомый: «Настолько отвратительно, что невозможно оторваться».

Эта теория объясняет, как при помощи пробелов в знаниях естественным образом провоцируется любопытство.

Фильмы: - «Что произойдет дальше?»

Детективы: - «Кто это сделал?»

Соревнования: - «Кто победит?»

Кроссворды: - «Название морской рыбы из шести букв?»

Один из важных моментов «теории пробела» — сначала нужно его создать, а потом заполнить. Среднестатистический презентатор предпочитает простое изложение фактов. Но нужно убедить участников, что им позарез нужны эти факты. «Момент истины» в том, чтобы сначала убедить людей, в том, что они нуждаются в нашем сообщении, например можно задать им вопрос (на который они не смогут ответить) или головоломку (которую они не смогут решить)

В одном исследовании добровольцев просили ответить на пять вопросов из

области географии. Им сказали о том, что после того, как они дадут свои ответы,

им предложат на выбор один из двух призов:

• получить верные ответы на вопросы, то есть узнать были ли они правы или ошибались;

• получить пирожное, но так и не узнать ответ.

Загадки столь притягательны, потому что требуют завершенности — разгадки или объяснения. 

Одной группе было предложено выбрать «приз» до того, как они услышат вопрос, а другой - после.

Первая группа выбрала пирожное. Вторая предпочла ответы. Иными словами, сам вопрос пробуждал в людях любопытство и они начинали ценить ответы выше чем пирожное. Но знают ли сами люди, что это происходит с ними?

Когда новую группу просили предсказать, какую награду они выберут до и после вопросов, они предсказывали, что они будут выбирать пирожные в обоих случаях.

Добровольцы (не участвовавшие в эксперименте) просто не могли себе представить, что они когда-либо предпочтут одно пирожное нескольким скучным фактам о городах и реках,

Перед большинством телевизионных программ запускается анонс. В анонсе дастся информация о событии, как правило, с использованием лексики, преувеличивающей значимость события.

• В детстве Медведев подрабатывал в колхозе комбайнером.

• И все-таки Дарвин ошибался.

• В Арктике обнаружен скелет Годзиллы.

 Сенсационные заголовки работают, потому что отги раззадоривают нас, суля новое знание. Не важно, что еще минуту назад это неизвестное нас ничуть не интересовало.

Мы могли бы предположить, что чем больше мы знаем,тем менее любопытными мы становимся. Но вес нан раз наоборот. Чем больше информации мы получаем, тем больше сосредотачиваемся на том, что мы не знаем. Тог, ню знает 15 из 83-х субъектов Российской Федерации - возможно, гордится своими знаниями. Но, например тот, кто знает 70, наверняка захочет узнать оставшиеся 13 субъектов.

Наиболее успешные научно-популярные произведения начинаются с таинственной истории или загадки. Авторы рассказывают о состоянии дел, а затем приглашают читателя углубиться в разгадку тайны. Вот как начинается одна из популярных статей об этологии:

В истории человечества существовало четыре системы брачных отношений: групповой брак, полигиния (один мужчина и несколько женщин), полиандрия (одна женщина и несколько мужчин - большая редкость, существовавшая у одного из народов Индокитая) а моногамия (один мужчина и одна женщина); последняя в двух формах - пожизненная и допускающая развод. Одиночная семья (мать с детьми без отца) встречалась лишь как вкрапление в общества с иными системами, если не верить мифам об амазонках. И во всех этих системах люди жили по своему счастливо и не считали, что это противоестественно!

Сенсационные заголовки работают, потому что они раззадоривают нас, суля новое знание. Не важно, что еще минуту назад это неизвестное нас ничуть не интересовало.

К нашему времени полиандрия исчезла, групповой брак сохранился лишь у немногих племен, полигиния сохранилась в мусульманских странах, а моногамия расширилась, однако не пожизненная, а с разводом. Одиночная семья тоже стала встречаться чаще. В XIX веке утописты предсказывали отмирание семьи и возникновение не пожизненных браков по любви с коллективным воспитанием детей, но этого не случилось, да и не случится, так как придет в противоречие с инстинктивной потребностью детей иметь родителей и с родительским инстинктом взрослых.

Существование у человека нескольких брачных систем для биолога удивительнее, чем для остальных людей, ибо он знает, что брачная система - видовой признак, один вид животных имеет одну определенную систему (или ее варианты) и никакую другую принять не может, ибо она будет противоречить его естеству, его инстинктам.

Так почему же у человечества - единого биологического вида - совершенно естественным образом оказалось несколько брачных программ? К размышлению над этим вопросом я и приглашаю читателей.

В.Р. Дольник,

профессор, доктор биологических наук «О брачных отношениях»

Загадки столь притягательны, потому что требуют завершенности — разгадки или объяснения.

•     Как «достать» рекламой людей, которые не читают газет и не смотрят телевизор?

•     Как продавать людям, у которых все есть?

Мы можем использовать «теорию пробела» в презентациях. Вместо того чтобы думать: «Какую информацию мне необходимо передать?», нужно понять, каких вопросов вы ждете от участников.

Как удерживать внимание

Как начать доклад, чтобы сразу привлечь внимание всей

аудитории? Одна девушка начала со слов: «Как видно из

предыдущею абзаца...»

basn.org.nj

Одна из главных задач в коммуникации — завладеть вниманием. Если этого не делать, то кривая естественного внимания аудитории будет выглядеть следующим образом:

Презентация. Лучше один раз увидеть

В самом начале они «просыпаются», им интересно: «кто это?» и «почему он здесь?». Затем человеческая натура берет свое и они постепенно отключаются. Некоторые даже научились спать с открытыми глазами.

Когда вы вдруг произнесете магические слова «И в заключение...», они проснутся и попытаются узнать, что упустили.

Презентация. Лучше один раз увидеть

Каковы биологические цели удивления? Удивительное привлекает внимание. Неожиданное нарушает привычные схемы восприятия.

Приподнятые брови, распахнутые глаза - характерное выражение удивления на лице. Наши инстинкты помогают нам видеть больше в ситуации, когда что-то вокруг изменилось. В конце концов, этим изменением могло быть внезапное появление медведя в пещере.

Раньше машины экстренных служб использовали сирены с двумя нотами.

Со временем люди перестали реагировать на ставшие привычными звуковые шаблоны. Современные сирены издают звуки по более изощренным схемам.

И это работает. Пока работает. Пока не привыкли.

Не ждите неусыпного внимания — это просто нереально. В большинстве случаев его приходится подстегивать примерно каждые 2-3 минуты, причем каждый раз по-разному.

Презентация. Лучше один раз увидеть

В начале и в конце мы получаем их естественное внимание без особых усилий. Эти пики внимания неразумно тратить на банальности. Мы используем их для донесения наиболее важной информации. А в середине презентации приходится прилагать дополнительные усилия, чтобы удерживать внимание аудитории.

Человек невероятно быстро адаптируется к постоянным шаблонам. Когда внешние раздражители теряют новизну, он перестает их замечать (гул кондиционера, шум машин за окном, устойчивый запах). Мы обращаем внимание на перемены. Кондиционер заглох — все обратили внимание.

Эмоции—часть инстинктивного поведения, мобилизующего наш организм на выживание.

Вот три простых способа для поддержания внимания.

• Переключайтесь между «обобщением» (ключевая идея) — и «конкретикой» (история, анекдот, пример, аналогия).

Предположим, ваша презентация посвящена продаже компьютерных систем безопасности. Вы можете перейти от общих заявлений о повышении безопасности к конкретным примерам аварий, которые произошли из-за человеческого фактора.

• Чередуйте изложение и демонстрацию.

Подкрепите свое заявление по поводу ненадежности устаревших систем безопасности диаграммой, отражающей расходы, вызванные сбоями и неточностями.

•   Переключайтесь между «лекцией» и «взаимодействием с участниками» (например, вопросы-ответы).

Например, вы можете задать вопрос: с какого рода проблемами они сталкиваются при существующем подходе?

Как вовлечь аудиторию

Я услышал и забыл, я увидел и запомнил, я сделал и понял.

Китайская поговорка

Что выделяет презентацию из множества ей подобных? В чем разница между хорошим презентатором и выдающимся? Ответ — в способности презентатора вовлечь аудиторию. Рели вы хотите, чтобы вас запомнили, сделайте слушателей ее частниками, поощряйте их. Б этом случае у них в памяти останется гораздо больше, чем если бы вы просто «начитали материал». Вовлечение аудитории можно сравнять с игрой в мяч. Если мяч все время в руках только у одного игрока (выступающего), остальным нечего делать и им становится скучно. Одна из идей вовлечения состоит в том, чтобы периодически бросать воображаемый мяч в аудиторию.



Презентация. Лучше один раз увидеть


 Вот некоторые способы, которые вы можете использовать

¦    Озвучьте в самом начале презентации,что запланировано участие аудитории.

•    Задайте вопрос.

•    Используйте реквизит: схемы, флипчарты, доску, демонстрационные образцы, изображения. Установите их в различных местах в аудитории.

•    Сократите дистанцию — подойдите ближе к аудитории. Трудно игнорировать того, кто ни вернулся к вам и ГЛЯДИТ вам прямо о глаза. Только будьте внимательны к тому, не нарушаете ли вы личное пространство участников.

•    Используйте участников аудитории в ваших историях и примерах. Эта техника не только обращает внимание на человека, чье имя было упомянуто, но и помогает всей группе переориентироваться.

•    Используйте живую, разговорную речь. Без шаблонов и штампов.

•    Выразите свое личное отношение к теме «Когда я впервые...»

•    Приведите примеры из жизни: «Один мой знакомый...»

•    Используйте тематический юмор: алкоголь, секс, конфликты. Только будьте осторожны! Как говорится, одно неверное движение — и вы отец!

•    Спросите мнение аудитории. Людям нравится, когда их мнением интересуются. Однако будьте в любой момент готовы свернуть обсуждения — неосторожно брошенное слово может разобщить группу.

•    Попросите их поднять руки в ответ на вопрос; «Кто из вас когда-либо...?», «Бывало ли у вас гак, что...?» «Кому знакомо...?»

•    Если позволяет ситуация, и это не презентация для совета директоров — объедините участников в группы для обсуждений. Убедитесь, что сможете держать в поле зрения группы, которые работают. Также важно не выходить за рамки отведенного на обсуждение времени. Если не сделать это эффективно, групповая работа может быстро распасться на обсуждение посторонних вопросов.

•    Используйте видеофрагменты, которые соответствующие вашей теме. Особенно юмористические.


ВОВЛЕЧЕНИЕ ПРИ ПОМОЩИ ВОПРОСОВ

Несколько лет назад я готовил презентацию для одного своего клиента, дистрибьютора мини-фотолабораторий. Презентацию необходимо было провести для владельцев фототочек в российских регионах. Руководство моего клиента решило провести презентацию нового цифрового оборудования, пригласив участников в Москву.

Специфика состояла в том, что у всех клиентов уже имелось оборудование предыдущего поколения (купленное у того же дистрибьютора) и оно полностью покрывало текущие потребности владельцев мини-фотолабораторий. Они были уверены, что у них все в порядке. Поэтому просто проводить презентацию спецификаций нового оборудования не имело смысла.

Прежде всего их необходимо было «проблематизировать», для этого меня и пригласили. Моя задача состояла в том, чтобы во вступлении вовлечь участников в презентацию и провести «проблематизирующую» дискуссию.

У нового оборудования по сравнению с предыдущими версиями было четыре преимущества.

1. Меньшие габариты означали возможность ставить оборудование прямо в точки приема заказов.

2. Наличие больших форматов печати, позволяющих привлечь новые категории клиентов.

3. Автоматические настройки фотопечати снижали требования к квалификации персонала (на предыдущих версиях это делалось вручную).

4. Благодаря тем же автоматическим настройкам фотопечати качество фотопечати не зависело от физической усталости оператора. Этим обеспечивалась стабильность качества фотопечати при пиковых нагрузках (например, в сезон).

Отталкиваясь от этих преимуществ, мы выявили потенциальные проблемы, связанные с работой на устаревающем оборудовании. Все они были переформулированы в вопросы, которыми я последовательно «проблематизировал» аудиторию во вступлении, разжигая дискуссию.

• Как много конкурентов у вас в вашем городе?

• Как быстро растет рынок фотоуслуг?

• Какова производительность вашего оборудования?

• Как скажется рост рынка на вашем бизнесе при существующей производительности?

• Что происходит с качеством фотопечати при пиковых нагрузках в сезон?

• Настолько увеличивается время обработки заказов в сезон?

• Как ваши клиенты реагируют на изменение сроков,исполнения заказов?

• Влияет ли наличие оборудования в пределах видимости клиентов на увеличение привлекательности точки?

• Какие форматы пользуются спросом?

• Какие форматах приносят наибольшую прибыль

• Какие форматы пользуются наибольшим спросом?

• Насколько большие форматы актуальны для профессионалов (например, школьных или свадебных фотографов)?

• Могут ли эти форматы помочь вам привлечь новых клиентов-профессионалов?

• Как обстоят дела в вашем городе с квалифицированным персоналом?

• Сколько времени уходит на подготовку квалифицированного сотрудника?

• Влечет ли это впоследствии к росту требований по зарплате?

Смысл вопросов состоял в том, чтобы разогреть аудиторию, и побудить ее включиться в обсуждение. На все вопросы я знал ответы заранее. За 25 минут мы обсудили всю проблематику, участники подискутировали друг с другом. И затем после небольшого перерыва сотрудниками дистрибьютора было представлено новое оборудование. Благодаря тому что участники были уже «разогреты», они продолжили активно участвовать в презентации. В результате в тот же день один из владельцев сделал предзаказ на две новые машины стоимостью 75000 долларов каждая.

Метасообщение


В 2006 году американские ученые Даниэль Бенджамин и Джесс Шапиро провели эксперимент. Они показывали испытуемым 10-секундные беззвучные видеофрагменты 58 губернаторских дебатов в США (за период 1988-2002 гг.). 264 добровольцев просили предсказать, кто победит. Они угадали результаты выборов с большей точностью (58%), чем простое угадывание. Также оказалось, что добровольцы могут довольно точно оценивать разницу в уверенности кандидатов в своей победе. Одно из возможных объяснений такой точности состоит в том, что оценивалась не внешняя привлекательность, а так называемая харизма кандидатов. Когда добровольцам включали звук с видеоизображением, их способность к «ясновидению» резко падала.

Выводы

Люди могут предсказывать результаты выборов с большей точностью (58%), чем простое угадывание после просмотра 10-секундного видео без звука.

• Так как звук был отключен, они делали свои выводы исключительно на основе визуальной информации о невербальном поведении.

Также добровольцев просили оценить физическую привлекательность и внешне проявляемые лидерские качества кандидатов. Оказалось, что оценка добровольцами физической привлекательности и лидерских качеств слабо связаны с вероятностью стать победителем.

Еще один похожий эксперимент провела психолог Паличи Амбади. В ходе эксперимента она представляла испытуемым студентам три 1О-секундные видеозаписи лекции с отключенным звуком. Она обнаружила, что у студентов не возникло никаких трудностей с оценкой мастерства профессора-лектора. Затем она сокращала продолжительность записи до пяти секунд, и оценка была той же самой. Оценка оставалась неизменной даже в том случае, когда студентам показывали двухсекундную видеозапись. Затем Амбади сравнила эти спонтанные выводы об эффективности тех же самых преподавателей с оценками, которые дали студенты после полного курса лекций, и обнаружила, что оценки в целом не изменились. Следовательно, любой человек, просмотревший немую двухсекундную видеозапись лекции преподаватели, которого он никогда не видел, может сделать вывод о том, насколько хорош этот профессор, и его мнение совпадет с мнением студента, который посещал лекции данного преподаватель в течение целого семестра.

Подумайте, какие выводы сделают люди, если им покажут 10-секундный видео-фрагмент вашей презентации без звука? Увидят ли они в вас победите™? Куда они будут смотрев? Благодаря чему они так быстро принимают решение?

Вероятно, их суждение будет основываться на совокупности восприятия внешней) вира, жестов, поз, движений.

То, что замечали добровольцы в обоих экспериментах, называется метасообщением. Метасообщение — это «сообщение о сообщении»'. Невербальное поведение презентующего посылает окружающим информацию о том, как относиться к тому, что он говорит. Метасообщение — это сумма всех элементов «языка тела» выступающего.

Словарь определяет приставку МЕТА (гp.meta -после, за, через) -первая составная часть сложных слов. Используется для обозначения таких систем которые служат в свою очередь. для описания досуга систем. например: метатеория, метаязык.

'  -Свою речь мы, как правило, легко можем контролировать. А вот внешние проявления (мимика, жесты) мы осознаем в гораздо меньшей степени. Презентатору необходимо научиться замечать, понимать и контролировать сигналы тела. Поведение трудно разложить на составные элементы. Это и поза, и мимика, и взгляд, и тяжелый вздох, или наоборот, вздох облегчения. Все вместе эти внешние проявления и называются — метасообщение.

Тело, мимика и жесты посылают метасообщения, сигналы об отношении самому себе, к теме презентации, и к аудитории. Обычно мегасообшение описывается при помощи прямой речи от первого лица.

•    К самому себе:

•Я в этом разбираюсь!

"Несите мой гроб осторожно!»

*Я здесь мимо проходил*.

-<акая я правильная и умнея!»

А просто делаю свою работу - мне нужно кормить семью. Не трогайте меня».

«Надо всем показать, что я профессионал!"

«Я не смогу бить еще более скучным».

Презентация. Лучше один раз увидеть




• К теме презентации:

«Я считаю, что это изменит мир!»

«Надо было хоть что-то прочитать по этой теме». «Это самая важная вещь в жизни!»

«Когда наступит время обеда?»

Презентация. Лучше один раз увидеть

• К аудитории:

«Я общаюсь с вами на равных».

«Я умен, а вы нет, поэтому слушайте внимательно и учитесь, пока я жив».

«Я вас боюсь, вы меня уволите!»

«Ребята, я тут обнаружил одну интересную вещь, и хотел бы поделиться, думаю это будет интересно и полезно».

«С какими идиотами приходится работать!»

«Вы мне безразличны».

«Спасибо, что проходили мимо».

«Так, дети, все взяли ручки и приготовились внимательно слушать! Дети, я же сказала, не отвлекаемся!»

«Вот достали своими вопросами!»

Презентация. Лучше один раз увидеть

Независимо от того, какие слова вы произносите, метасообщение вашего тела может «заглушить» ваше текстовое сообщение. Кроме того, любые, «на автопилоте» повторяющиеся жесты, такие как попытка поправить очки или галстук, демонстрируют дискомфорт при общении с аудиторией.

Попробуйте сделать одно из упражнений, которое я часто использую на тренинге: встаньте и попросите сидящего партнера задать вам длинный бессвязный вопрос на любую тему: о погоде, личной жизни, о работе. Попросите партнера зафиксировать свой взгляд на вас, пока он будет произносить этот вопрос. Почти сразу, как партнер начнет говорить, засуньте руки в карманы, и уставьтесь на свои ноги. Понаблюдайте при этом, что происходит. Скорее всего партнер начнет говорить еще более бессвязно и замедляться. Спросите у него, что он чувствует? Скорее всего он скажет следующее:

• мне кажется, что ты не слушаешь;

• тебе не интересно, что я говорю;

• тебе скучно.

Когда выступающий посылает такого рода метасообщение аудитории, то эффект может быть катастрофическим. Этот момент может перечеркнуть весь прогресс достигнутый во время презентации. Если презентатор говорит одно, а его невербальное поведение демонстрирует обратное, аудитория получает двусмысленное послание.

Двусмысленное послание в контексте презентации означает разницу между вербальными (речевыми) сообщениями и невербальными (мимика, жесты) сообщениями презентующего. Например, несоответствие между мимикой выступающего (выражающей, допустим, его раздражение) и его словами радости от встречи с аудиторией. Возникает несколько вариантов интерпретации сигналов выступающего. Аудитория бессознательно отмечает несоответствие «высказанного» и «показанного» посланий и перестает доверять презентующему.

Вспомните хорошие кинофильмы. История, рассказанная и показанная в первоклассном фильме. — правдива на всех уровнях, от мел<их деталей костюмов до оборотов речи. История, в которой есть нестыковки, не можешь убедить. Чтобы наше сообщение убеждало и вызывало доверие, необходимо, чтобы псе ноши каналы общения были настроены на одну волну.

Для успешного проведения презентации важно, чтобы то, что говорит (текст) и то, что демонстрирует презечтуютций (мимика, жесгы) было единым посланием.

Правильное отношение

Правильное отношение к аудитории — дружеское уважение. Оно подразумевает, что вы находитесь на одном и том же уровне с аудиторией, что вы ставите себя на равных. Не позволяйте себе ни заискивания (даже если это топ-менеджеры), ни снисходительности (даже если это самые низкооплачиваемые сотрудники).

Независимо от того, насколько трудна аудитория, найдите в ней что-нибудь интересное. Этим «интересным» может быть что угодно, даже способ задавания вам циничных или язвительных вопросов. Попрактикуйтесь немного отстраняться: неважно, что делают эти люди, они делают это со всеми, ничего личного.

Существует один распространенный совет, который не работает нужным образом: «представьте себе аудиторию или конкретных участников, вызывающих у вас страх, — голыми». Как вы понимаете, к «дружескому уважению» это чувство не имеет никакого отношения. И еще одна опасность. Если у вас хорошо развито воображение, это может начать сильно отвлекать!

Если вы чувствуете себя спокойно, ваша аудитория также будет чувствовать себя спокойно. Аудитория ждет от вас хорошего выступления. Люди высоко ценят ваши старания по подготовке и проведению презентации. Большинство надеются, что материал будет интересный и содержательный. Волыиинство рады, что презентатор вы, а не они. ©

Зона контакта

В пространстве между аудиторией и проектором проходит невидимая «линия ужаса». Многие презентующие никогда не пересекают эту линию. На протяжение всей презентации — они снуют только между проектором и экраном:




Презентация. Лучше один раз увидеть

Есть ряд причин, по которым важно, чтобы мы все-таки пересекли эту границу, и приблизились к аудитории.

• Оставаясь за чертой, вы посылаете сигнал аудитории, что вам не комфортно с ними. Но если вы хотите установить связь с аудиторией, они должны чувствовать, что вам комфортно с ними, или они будут с подозрением относится к вам.

• Когда вы держитесь вдали от аудитории, вам нужно говорить гораздо громче, чтобы быть услышанными и понятыми.

• Издалека вам сложнее установить хороший визуальный контакт с аудиторией.

• Возле экрана с мощным проектором и приглушенным боковым светом вас будет плохо видно.

Сразу после того как мы разобрались со слайдами в компьютере, нам нужно сделать шаг из-за проектора. Насколько близко к аудитории нужно подойти? Достаточно близко.

Перемещения во время презентации — отличный способ поддерживать контакт. Некоторые презентаторы двигаются естественно, другие словно врастают в пол.

Стояние на месте может быть воспринято как ваше чувство дискомфорта. К тому же вы наверняка кому-то загораживаете экран (если только не стоите сбоку от экрана, вдали от аудитории).

Старайтесь «захватить пространство», но помните, что бессмысленные перемещения отвлекают. Используйте три причины для перемещений:

• чтобы быть ближе к человеку с которым вы установили контакт глазами в настоящий момент;

• чтобы показать наглядные материалы;

• чтобы не загораживать обзор.

Глава 10. ЖЕСТЫ КАК НАГЛЯДНЫЕ ПОСОБИЯ


Мальчик жестами объяснил, что его зовут Хуан.

Приколы от Николая Фоменко


Относитесь к собственным жестам как к элементам визуального оформления своей презентации. Они помогают яснее и точнее донести основную идею. Жесты — вспомогательный инструмент в презентации, такой же как и слайды. Жесты дополняют наши слова, что позволяет людям понимать нас более ясно и четко.

Было установлено, что люди, запоминают больше то, что видят, чем то, что слышат. Относитесь к своим жестам, как к мобильным наглядным пособиям, которые всегда под рукой, и используйте их как дополнительные визуальные средства в нашей презентации, подкрепляющие наши идеи.

Основная поза, когда мы стоим перед аудиторией

Чтобы «использовать» свое тело эффективно, нам прежде всего нужна прочная основа. В качестве базовой позиции между жестами и перемещениями, используйте позицию «Руки по бокам». Она помогает создать спокойную осанку и избежать суетливости. Конечно, если вы будете длительное время оставаться в этом положении, аудитория может решить, что перед ней манекен.

Эффективное использование жестов

Нам нужно развить жесты, которые конкретны, энергичны и полезны для аудитории.


 
Презентация. Лучше один раз увидеть

Рассказывающие о погоде теледикторы показывают «клешней» на экран, повернувшись при этом корпусом к камере. Вы можете использовать его, показывая что-то на слайдах или на флипчарте. И одновременно поддерживать контакт глазами, повернувшись ко всей аудитории.

2. Гпаголы

Произнесите следующие предложения вслух, подкрепляя выделенные слова соответствующими жестами.

А. Из-за того что ВЫРОСЛИ цены на комплектующие, нам пришлось ПОМЕНЯТЬ всю систему выбора поставщиков.

Б. Если мы СРАВНИМ эти два конкурирующих продукта, и ПРИСЛУШАЕМСЯ к точу, что нам говорят клиенты, то мы сможем ОБЪЕДИНИТЬ лучшее, что есть в каждом из них.

В. В принципе вся существующая система дистрибуции была РАЗРУШЕНА, нам пришлось СОБИРАТЬ псе по частям, и затем уже ПЕРЕСТРАИВАТЬ целиком.



 
Презентация. Лучше один раз увидеть


Презентация. Лучше один раз увидеть



Презентация. Лучше один раз увидеть

3. Числительные 1

При использовании числительных ограничьтесь счетом до пяти. Если вам необходимо изобразить числа больше 5, используйте слайды.

«Я хочу, чтобы вы запомнили только ОДНУ идею...»

«ДВЕ главные задачи стоят сегодня перед нами...» «Существует ТРИ причины для того, чтобы...»

«У нас осталось ЧЕТЫРЕ дня до запуска нового продукта». «Мы разберем ПЯТЬ возражений от наших оппонентов».

Презентация. Лучше один раз увидеть


 При использовании числительных ограничьтесь счетом до пяти. Если зам необходимо изобразить числа больше 5, используйте слайды.

4. Противопоставления

 
Презентация. Лучше один раз увидеть

«С одной стороны..., с другой стороны.,.» «Или ..., или...» «Это ..., тогда ...»

5. Абстрактные идеи

Многие абстрактные концепции, можно сделать проще и конкретнее. При помощи жестов мы можем продемонстрировать физические аналогии. Это важно в презентациях, в которых мы в основном обсуждаем абстрактные идеи. Be;i навыков демонстрации физических аналогий это будет очень сухой материал. В результате ваш стиль презентации, не подкрепленный жестами, станет окаменелым, и участники быстро «отключатся». Разберем три тина абстрактных идей, которые легко можно продемонстрировать при помощи жестов:

•    процессы;

•    циклы;

•    системы.

Общая идея одинакова для всех. Разместите абстрактные понятия в пространстве, где можно ими физически управлять при помощи энергичных жестов.

5.1 Процессы

Непрерывный бизнес-процесс позволяет отслеживать повторный ремонт автомобилей, закодировав все возможные неисправности с. помощью иерархического списка, во время приема автомобиля в ремонт мастер приемщик выбирает причины ремонта, и затем программа свернет все заказ-наряды на ремонт этого автомобиля за последние два года, и при совпадении одной из причин ремонта в отдел контроля качества отправляется электронное письмо...

Предыдущий абзац описывает сложный процесс, довольно длинным предложением. Уследить за мыслью практически невозможно — открытое приглашение для аудитории потерять ход мыслей и отключиться. К сожалению, элементы этого процесса являются слишком конкретными для полезного жестикулирования. Результатом будет чрезмерная, сумасшедшая пантомима.

Решение задачи заключается и том, чтобы работать с процессом, как с одним конкретным объектом, разделив его на сегменты. Вот один из способов сделать это.

•    Подчеркните непрерывный характер процесса, «показав» его во времени, — переместите руку прямо справа-налево (обозначайте линию времени с точки зрения аудитории).

•    Представьте бизнес-процесс как воображаемый длинный ба-тон колбасы. Теперь «нарежьте колбасу на куски», используя правую ладонь как нож, и левую руку, как разделочную доску.

 
Презентация. Лучше один раз увидеть
 

«Кусок 1» = закодирован список причин.

«Кусок 2» = мастер-приемщик выбирает причины.

«Кусок 3» = программа сверяет за 2 года.

«Кусок 4» = электронное письмо.

Нельзя забывать, что слушателям может быть нелегко следовать любой новой или сложной мысли. Множество внешних и внутренних моментов могут отвлечь аудиторию, и нет никаких шансов сделать перемотку назад, и вернуться к тому, что было сказано. «Разрезая» сложную идею на управляемые визуально «куски», мы облегчаем ее восприятие.

Важно учитывать, что когда вы показываете жестами сроки, большинство людей (правши) воспринимает линию времени так же, как и пишет: справа налево. То есть справа—прошлое время, слева — будущее. Поэтому, когда вы жестикулируете, показывая линию времени, нужно делать это в горизонтальном зеркальном отображении. Так, чтобы если бы вы смотрели из зала, они выглядели, как жесты на линии времени справа налево. То есть в данном конкретном случае они будут для вас немного не естественны, но для аудитории они будут понятны именно в этом, отраженном виде.

Следя за способом донесения информации во время собственных презентаций и практикуя эту простую технику, через некоторое время вы с удивлением обнаружите возрастающее внимание аудитории.

5.2. Циклы

Циклы — особый случай процессов. Визуальный режим аналогичен, с двумя исключениями.

• Процесс происходит по кругу, а не по прямой линии.

• Первый элемент должен начинаться на «12 часов», и последний должен быть там же, чтобы аудитория визуально понимала, когда цикл завершен. (Важно помнить: чтобы аудитория видела движение по часовой стрелки, нам нужно изображать руками движение против часовой стрелки.)

Презентация. Лучше один раз увидеть

Упражнение

Попробуйте для себя выявить фрагменты цикла, подкрепив их жестами. Убедитесь в том, что они начинаются и заканчиваются на «12 часов»:

Правила боевых вылетов гласят: забота о себе перед лицом прямой и непосредственной опасности является проявлением здравого смысла. Если летчик - сумасшедший, его освобождают от полетов. Единственное, что он должен для этого сделать, - попросить. Но как только он попросит, его тут же перестают считать сумасшедшим и заставляют снова летать на задания. Летчик - сумасшедший, раз он продолжает летать в таких условиях. Он был бы нормальным, если бы захотел перестать летать; но если он нормален, он обязан летать. Если он летает, значит, он сумасшедший и, следовательно, летать не должен; но если он не хочет летать, - значит, он здоров и летать обязан.

Джозеф Хеллер, «Уловка-22»

Телевидение и подобные ему средства информации лежат в основе распространения идей. Телевидение и средства массовой информации в некотором роде облегчили распространение идей. Здесь представлена телевизионная индустрия. Настоящая телевизионная индустрия заставляет вас покупать рекламу, вовлекать в нее людей, которые получают информацию: получение информации позволяет продать больше продукта; вы получаете прибынь и можете купить большие рекламы. И так все идет по кругу, а сама индустрия представляет собой огромное сплетение.

Из презентации Ceтa Година

5.3. Системы

Подумайте о системе как о географической карте, висящей перед вами в воздухе. Разместите произвольно отдельные элементы. Если необходимо — расположите их структурировано, так, чтобы отражались взаимосвязи между элементами.


Презентация. Лучше один раз увидеть

Вот Простой пример:

...здесь, рядом друг с другом, у нас — финансы, здесь — производство, а здесь — продажи. И пни часто взаимодействуют неформально.

Представьте различные группы как разные точки в общей системе — точки на карте. Затем жестами отметьте эти точки.

Наглядные материалы

Используйте наглядные материалы (журнальные статьи или брошюры) для подтверждения своих слов. Держите их таким образом» чтобы сохранить визуальный контакт. Также убедитесь в том, что аудитории видно, что вы показываете. Если необходимо, подготовьте раздаточный материал.


Презентация. Лучше один раз увидеть


 Во время презентации мы обязаны обращаться только к одушевленным объектам. Некоторым презентаторам удастся разговаривать со слайдами, флипчартом, или даже доской, повернувшись спиной к слушателям. Кто-то даже отваживается даже читать со слайдов, кто то подолгу разглядывает свои собственные слайды. Это неправильно. Когда мы презентуем, то должны смотреть в глаза тем, для кого мы это делаем. Спросите себя, для кого вы делали эти слайды. Если для себя, тогда зачем их кому-то показывать? Визуальное оформление — всегда для публики. Чем больше презентатор смотрит на свои слайды и схемы с рисунками, тем менее знакомым со своими материалами он выглядит.

Обратите особое внимание, как много времени вы тратите, глядя на экран или флипчарт, наглядное пособие или образец продукта. Попросите кого-то из своих друзей или коллег последить за вами во время ближайшей презентации.

Минимизируйте контакт глазами с неодушевленными объектами. Ни слайды на экране, ни флипчарт, ни доска, пол, стол или потолок никогда, повторяю, никогда не смогут принять ни одного решения. Усильте зрительный контакт с аудиторией.



Презентация. Лучше один раз увидеть

Используйте каждую дополнительную возможность для развития жестикуляции:

• используйте точные, конкретные жесты в каждом разговоре;

• практикуйтесь, когда вы разговариваем по телефону. Чем более определенными будут ваши движения, тем сильнее будет звучать ваш голос;

• если вас спрашивают, сколько ложек сахара положить в чай, не просто скажите «две», а скажите и покажите.

Естественность жестов достигается практикой. Чем больше вы жестикулируете в случайных разговорах, тем меньше будете задумываться о них, когда делаете презентацию.

Глаза в глаза

В российской культуре контакт «глаза в глаза» является наиболее важным способом соединения с аудиторией. Но реальность такова, что мы выступаем перед группой людей, а не перед одним человеком. Задача презентатора чтобы к концу презентации, каждый участник почувствовал, что он лично общался с нами.

Как поддерживать контакт глазами? Вы просто смотрите в глаза другого человека. Но в презентации наши партнеры по «разговору глазами» постоянно меняются и находятся в разных частях зала. Когда мы устанавливаем контакт глазами (на 3-4 секунды), представляем, что этот участник является единственным человеком в комнате. Таким образом, создается ощущение общения один на один. Презентация становится похожей на диалог:

Возможно, что человек, бросающий на вас недружелюбные взгляды, поглощен мыслями об утверждении бюджета на следующий год. Возможно, что у него был сегодня утром скандал дома или заболел ребенок.

Бывает удивительно, когда человек, выглядевший в ходе презентации наименее заинтересованным, по ее окончании говорит, что ему все очень понравилось. Я даже боюсь предположить, как он выглядит, если презентация ему действительно не нравится!

Однажды я проводил презентацию в одной крупной компании. Присутствовало около 20 руководителей различных подразделений. И среди них был один участник... Представьте себе скептически настроенного человека? Представили?

А теперь умножьте это на два! Такого я не встречал ни до, ни после.., Он сидел, закинув ногу на ногу, скрестив руки на груди таким образом, что левый кулак подпирал его щеку, голова чуть наклонена вперед так, чтобы можно было смотреть исподлобья... Я что-то рассказываю, натыкаюсь на него взглядом, начинаю думать что, я наверное, говорю что-то не то... снова смотрю на него... мне начинает казаться, что он еще больше насупливается... я еще больше погружаюсь в себя... В общем, я решил больше на него не смотреть. К моему удивлению он подошел и поблагодарил за интересную презентацию. Позже мне объяснили, что у него просто такая особенность - внимательно слушая, погружается в себя и принимает позу -«злобного скептика».

Вот некоторые ключевые моменты для поддержания «разговора глазами».

•    Постоянно находитесь в контакте с кем-то из аудитории. Единственное исключение — когда нужно заглянуть, например, в свои записи. При демонстрации наглядных материалов, сохраняем контакт.

•     Поворачивайтесь лицом (или даже всем корпусом) к человеку, с которым устанавливаете контакт. Не коситесь на людей.

•    Удерживайте контакт глазами до тех пор, пока он не станет индивидуальным, это займет несколько секунд. Согласен ли участник с нашей позицией? Скучает или сконфужен? Чтобы это понять, нужно время.

•    Переводите взгляд таким образом, чтобы охватить всех. Любые заранее подготовленные шаблоны (слева направо, зигзаг) быстро становятся очевидны и неприятны аудитории. Кроме того, люди будут реагировать отрицательно, если мы будем смотреть только на лиц, принимающих решения, или на тех, кого мы хорошо знаем.

•    Не останавливайте ни на ком взгляд подолгу, кому-то может не нравиться, когда его пристально рассматривают. Двигайтесь дальше и вернитесь еще раз позже, чтобы выяснить, может быть, это сигнал несогласия, или, возможно, просто общий дискомфорт.

Глава 11. ПРАКТИКА

Эксперт- это человек, который сделал все ошибки, которые могут быть сделаны в конкретной области.

Нильс Бор

Инвестируйте в самый ценный актив — себя. В бизнесе мы смотрим на рост стоимости активов. У каждого из нас есть спои активы. Это не должность, не сумма на депозите, не количестве акций. Наши навыки и таланты — вот наши активы, и существует масса возможностей для увеличения их стоимости.

Многие выдающиеся лидеры были средними или даже плохими презентаторами, когда они начинали. Редко встретишь руководителя, который всегда получал удовольствие, выступая перед аудиторией. Тренировка меняет все. Презентация становится еще интереснее, когда вы делаете ее в своей собственной, уникальной манере. Вот некоторые советы.

1.   Не тяните до последней минуты. Готовьтесь заранее. В зависимости от продолжительности презентации, вам понадобится завершенный сценарий за 1-2 недели до выступления, чтобы вы успели порепетировать. Пометьте это время в своем календаре как «встречи с самим собой».

2.   Сделайте несколько «прогонов» вслух. прежде чем репетировать, убедитесь, что хорошо знаете содержательную часть («слова своей роли»]. Закройтесь в конференц-зале иди в укромном уголке. Сядьте и просмотрите материалы к презентации. Прочтите вслух. Затем встаньте и озвучьте вашу презентацию. Проговорите текст так, как вы будете говорить во время презентации.

3.   Не учите наизусть. Рели вы пытаетесь запомнить ваш материал слово в слово — велика опасность забыть, что собственно вы хотите сказать. Говорите своими словами. Не будьте рабом написанного.

4.   Используйте мыслительные карты и сценарии. Один из критериев достаточной подготовки — вам требуется только мельком взглянуть на заметки.

5. Засеките продолжительность выступления. На этапе подготовки вы можете решить, что нужно вырезать или развернуть. Не выходите за рамки запланированного времени.

6. Составьте список возможных «трудных» вопросов. Разработайте свою позицию по каждому из основных вопросов, особенно негативных. Соберите доказательства. Сделайте все это заранее, до того как наступит час «X» — время отвечать на вопросы.

7. Используйте видеокамеру. Когда необходимо проанализировать речь—можно или закрыть глаза или отключить видеоизображение. И наоборот—когда нам нужно проанализировать жесты — отключаем звук. Чтобы выявить шаблонные, стереотипные движения, мы смотрим презентацию в ускоренном режиме воспроизведения. Лучше всего записывать на видео рабочие презентации и затем анализировать их.

Я не советую практиковаться перед зеркалом по следующим причинам.

• Стоя перед зеркалом, мы постоянно видим себя с одного и того же ракурса. А во время презентации аудитория видит нас с разных точек.

• Стоим не далее 1-2 метров от зеркала, практически уткнувшись носом в стену. А во время реальной презентации перед нами, как правило, достаточно много свободного пространства.

• Одновременно вынуждены делать две вещи: выступаем и пытаемся оценить качество презентации. В результате внимание рассеивается.

Миф о прирожденных презентаторах


Многие думают, что хорошие презентаторы так легко выступают, потому что импровизируют на ходу. Это миф. Искусство презентации как раз и состоит в том, что нет никакого внешнего различия между успешной импровизацией и подготовленной речью.

Посмотрите кадры на фоне титров любого фильма с Джеки Чаном, и вы получите

представление о том, чего стоит легкость и импровизация на экране кино.

За кажущейся легкостью стоят часы репетиций и исправления ошибок. Это такой же навык, как вождение автомобиля или катание на горных лыжах. Плохая новость — нам некого обвинять, если мы не являемся хорошим презентатором. Хорошая новость — если вы хотите, этот талант можно развивать.

Когда компания Apple объявляет о выпуске нового продукта, все разом поворачивают голову в ее сторону. Главным образом это происходит благодаря тому, как лично Стив Джобс, глава Apple, делает презентации. Стоит ему начать выступление, каждое его слово буквально сразу становится достоянием всего Интернета.

Случайный человек, впервые услышав Джобса, никогда не подумает, что этот человек в черной рубашке и джинсах неделями готовится, прежде чем выйти к слушателям. Его выступление — это невероятно сложная и изощренная смесь продажи, демонстрации продукта и проповеди.

Как готовится Стив Джобс к презентациям

По материалам статьи Майка Евангелиста, бывшего сотрудника компании Apple [The Guardian. 5 января 2006)

«Подготовка начинается за недели до выступления - обзором всех продуктов и технологий, которые оно может включать. Джобс сам определяет степень готовности продуктов для презентации.

Мой первый опыт я получил в подготовке к презентации на MacWorld Expo в январе 2001 года, которая должна была включать в себя демонстрацию новых возможностей системы Macintosh записывать DVD, для того времени потрясающая возможность. Стив хотел показать новое программное обеспечение, которое могло это делать.

Вместе с командой я провел сотни часов, готовясь к проведению фрагмента презентации, который длился около пяти минут. Несколькими неделями ранее Стив вызвал меня для демонстрации программы и попросил выделить то, что я считал наиболее интересными аспектами в ней. Конечно, он уже знал большую часть, но процесс был полезным. Он использовал основные моменты из этих демонстраций, для того чтобы сформировать общее представление и решить, сколько времени презентации получит каждый продукт.

Моей команде поставили задачу найти фильмы, фотографии и музыку, которые будут использоваться, когда он будет создавать свой образец DVD на сцене. Верный своей репутации перфекциониста, он забраковал большинство из них.

Мы повторяли этот процесс несколько раз. В то время я думал, что его недовольство было необоснованно, по я вынужден бил признать, что материалы, которые мы в иго-в использовали в презентации, были гораздо лучше, чем го. с чего мы начали.

Затем наступал процесс отработки самой демонстрации: какие точно шаги Стиву следует сделать, когда программа уже работает на компьютере, какие фрагменты фильмов проигрывать, и все прочее.

Стив обычно репетирует за два дня до презентации. В первый день он работает над сегментами, требующими особого внимания. Менеджеры и инженеры по новым продуктам сидят в комнате, ожидая своей очереди. На этих людях проводится импровизированное испытание: он часто просит от них обратную связь. Стив иногда рассматривает альтернативные варианты для изучения мнения команды, до ют пак принять решение, что именно будет использовано. Он уделяет много времени слайдам, лично пишет содержание и оформляет дизайн большей части материалов, с небольшой помощью от группы дизайнеров Apple.

Стив И его продюсер совершенствуют каждый фрагмент презентации, редактируя слайды сразу не на ноутбуке, так что отредактированные слайды можно использовать немедленно. В этот день Стив методично и последовательно репетирует все элементы шоу.

Обычно проводится одна-две репетиции при полном параде. Выступающие на презентации, но не являющиеся сотрудниками Apple, принимают участие в репетиции на второй день (они не могут присутствовать на репетиции презентации новых продуктов, например, новою Pod или ноутбука).

Я работал над моей пятиминутной демонстрацией Final Cut Pro неделями, отбирая правильные примерь видеоматериала.

В последующие месяцы я был на сцене еще на двух презентациях, и невероятно благодарен за явно жестокое обращение Стива на первых репетициях. Он вынудил меня работать усерднее. Я считаю, что один из наиболее важных асгонтов воздействия Стива Джобса на Apple: он не терпит ничего кроме совершенства, как в самом себе, так и в других».

Только практикуясь и репетируя, мы создаем зажигательную презентацию. Профессиональные презентаторы помногу репетируют, прежде чем добиваются той легкости, которая вызывает-восхищение аудитории.

Пианист Байрэн Дженис как-то сказал; «Если я не порепетирую один день, замечу только я. Если пропущу два дня, заметит мой наставник. Если три дня -заметят все».

Единственный способ презентовать лучше — постоянная практика с обратной связью. Чем больше практики, тем лучше вы подготовлены, а значит тем уверенней себя чувствуете.

Что еще можно сделать

Команда

Возможно, в вашей организации есть группа неравнодушных людей, способных поддержать вишу презентацию. У них вы сможете узнать, какое впечатление вы произвели на аудиторию, не боясь услышать дежурную вежливую отговорку «все было нормально».

Найдите тренера по развитию навыков презентации

Профессионал поможет вам разработать и выполнить план презентации. Бы знаете свой материал, но у вас другая профессиональная специализация.

Альберт Гор. лауреат Нобелевской премии, бывший вице-президент США к подготовке презентации о глобальном потеплении привлек экспертов из Duarte Design (www. auarte.com). На основе ее материалов он сияя ©ильм «Неудобная празда». Который, кстати получил два «Оскара >, стаз лучшим документальным фильмом 2007 года.

Опытный тренер сможет определить ваши сильные и слабые стороны и подготовить план развития навыков презентации с учетом ваших индивидуальных особенностей. При выборе тренера задайте себе вопрос: «Есть ли в его поведении что-то, что я хотел бы позаимствовать?». И еще должна в ваших отношениях непременно присутствовать доля необъяснимой хорошей «химии». Учась на чужих ошибках, вы сэкономите самое дорогое, что у нас есть, -  время.

Участвуйте в тренингах

Для самосовершенствования я посещаю 3 4 тренинга в год. Они дают возможность учиться у специалистов, общаться с интересными людьми.

Есть много мест, где вы можете развивать свои коммуникативные навыки. В том числе на открытых семинарах. Расписание тренингов по навыкам презентации, которые провожу я, можно узнать здесь: www.lazarev.biz.


КНИГИ


Некоторые люди говорят: «У .меня нет времени на все эти тренинги. Вы только дайте мне книгу, чтобы я мог прочитать ее. Я учусь — читая». Книги — отличное подспорье. Но есть одна загвоздка: «знать не означает делать». Если вы хотите добиться результата, нужна практика.-




источники

Желязны Д. Бизнес-презентация: руководство по подготовке и проведению. — М.: Институт комплексных стратегических исследований (ИКСИ), 2004.

Желязны Д. Говори на языке диаграмм: Пособие по визуальным коммуникациям для руководителей. — М.: Институт комплексных стратегических исследований (ИКСИ), 2004.

ВайссманДж. Мастерство презентаций. - М.: Вершина, 2004.

Навыки презентации

Heath, С., Heath, D. Made to Stick. Random House; 1st ed., 2007. Weissman, J. Presenting to win. FT Press; 2nd Upd Exp ed., 2008. Fugere, B., Hardaway, C., Warshawsky, J. Why business people speak like idiots. Free Press, 1st ed., 2005.

(Фьюджер, Б., Хардауэй, Ч., Варшавски, Д. Почему бизнесмены говорят как идиоты. — М.: ACT, 2006.)

Wiskup, М. Presentation S.O.S. Business Plus, 2005.

Hankins, G. The Power of the Pitch, Kaplan Business, 2005.

Bienvenu, S. The Presentation Skills Workshop. AMACOM/American Management Association, 2006.

Bates, S. Speak like a CEO. McGraw-Hill; 1st ed., 2005.

Bradbury, A. Successful Presentation Skills. Kogan Page; 3rd ed., 2006.

Дизайн слайдов

Altman, R. Why Most PowerPoint Presentations Suck, Harvest Books; 1st ed., 2007.

Reynolds, G. Presentation Zen, New Riders Press; Tl ed., 2008. Atkinson, C. Beyond Bullet Points, Microsoft Press, 2007.

Kosslyn, S. Clear and to the Point, Oxford University Press; 1st ed., 2007.

Kosslyn, S. Graph Design for the Eye and Mind, Oxford University Press, Iм ed., 2006.

Общие принципы дизайна

T .id well, W., Holden, K., Butler, J. Universal Principles of Design,

Rockport Publishers, 2003.

Williams, R. The Non-Designer's Design Book, Peachpit Press; З*1 eci,

2008.

(Вильнмс P. Дизайн для НЕдизайнеров. СПб. — Ы: Символ-Плюс,

2008.)

Tufte, E. Visual explanations. Graphics Press, 1997.

Tufte, E. Beautiful evidence. Graphics Press, 2006.

Tufte, E. The Visual Display of Quantitative Information. Graphics

Press; 2nd ed-, 2001.

Tufte, E. Envisioning Information. Graphics Press, 1990.

Визуальное мышление

Margulies, N. Mapping Inner Space. Zephyr Press; 2nd ed.; 2001. Roam, D. The hack of the Napkin, Portfolio Hardcover, 2008. Buzan, T. The Mind Map Book, Plume, 1996. (Бьюзен Т., Бьюзен Б. Супермышление. — Минск: Попурри,

2003/4/5/6/7.)



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Спасибо, что прочитали мою книгу.

Ничто так не льстит ангору как возможность увидеть, что его старания не пропали даром. Я надеюсь однажды встретить вас и буду рад, если вы сможете показать мне. какие делали записи или пометки.

Пожалуйста, сделайте мне большое одолжение. Если моя книга пригодится вам, когда вы проведете свою первую презентацию, найдите минуту, чтобы написать мне об этом.

Если чтение этой книги окажется бесполезной тратой времени (хотя надеюсь, что этого не произойдет), тоже напишите. по крайней мере я буду об этом знать. ©

Наконец, если вы:

•    создали и провели презентацию, использовав обсуждаемые здесь методы;

•    не согласны с моими утверждениями;

•    можете предложить альтернативные методы;

•    хотите предложить тему для расширенного описания;

•    просто хотите поделиться своими соображениями.



Лазарев Дмитрий

ПРЕЗЕНТАЦИЯ Лучше один раз увидеть!

Руководитель проекта /А Лауфер Технический редактор //. Лисицына

Корректор Е. Чудинова Компьютерная верстка А. Фоминов Художник обложки С. Прокофьева

Подписано в печать 2Ь.(Л.21)09. Формат 70 xlOO

Бумага офсетная № 1. Печать офсетная.

Объем Ч печ. п. + 1 печ. п. вкладка. Тираж З000 экз. Заказ KJ 566

Альпиня бизнес Пуке 123060. Москва, з/п 28 Ten. C495) 980-53-54 

Дмитрий Лазарев


Презентация. Лучше один раз увидеть

Бизнес-тренер, специализирующийся на развитии навыков презентации. Профессионально проводит тренинги с 1999 г. За это время провел большое количество тренингов для компаний из разных отраслей.

Среди его клиентов «Мегафон», «Комсомольская правда», «Аргументы и факты», «Ростелеком», «Транстелеком», Indesit company, Paul Hartmann, «Банк Зенит», Rietumu Banka, Philips.

Личный сайт автора: www.lazarev.biz.

Презентация, емкая и красочная, — свидетельство вашего профессионализма. Перед вами прекрасное сочетание структуры и красоты изложения, искусства мало сказать и многое объяснить, отсеять второстепенное и подчеркнуть основное.

Валентина Лысикова,

управляющий партнер КГ INSIDERS

В современном бизнесе ключом к успеху зачастую становится не только оригинальная идея, но и умение правильно, а главное, коротко, ярко и убедительно донести ее до аудитории: инвесторов, партнеров и клиентов. Зто умение необходимо каждому, начиная с менеджера по продажам и заканчивая преподавателем в бизнес-школе. Считаю, что новая книга дает читателю шанс освоить премудрости правильных презентаций и вырасти из простого пользователя PowerPoint во властителя аудитории.

Александр Страхов,

генеральный директор ИД «Аргументы и факты»

Понять сущность и сделать ее понятной аудитории, умение найти правильную форму — искусство, и автор умело показывает, как этим искусством овладеть. Книга представляет


Купить книгу "Презентация. Лучше один раз увидеть" Лазарев Дмитрий

home | Презентация. Лучше один раз увидеть | settings

Текст книги загружен, загружаются изображения
Всего проголосовало: 1
Средний рейтинг 5.0 из 5



Оцените эту книгу